Parte Terza

OUTSOURCING DEGLI APPROVVIGIONAMENTI ED INTEGRAZIONE DEGLI ACQUISTI: IL CASO UNITEC

CAPITOLO X

L'OUTSOURCING DEGLI APPROVVIGIONAMENTI

Proseguendo lungo il tracciato delineato nella premessa introduttiva, dopo aver analizzato il quadro generale costituito dal concetto di outsourcing e dall'evoluzione nella gestione degli approvvigionamenti nelle aziende industriali, si approfondirà da ultimo, in questo capitolo, il caso aziendale oggetto principale del presente lavoro, riguardante la società Unitec High-tech-Industrieprodukte-Vertriebs GmbH, con sede in Augsburg (Germania).

Come si è già avuto modo di accennare nella premessa, tale impresa costituisce probabilmente il primo esperimento di outsourcing completo applicato alla funzione acquisti ed alle connesse operazioni logistiche riguardanti imprese a carattere prevalentemente industriale.

Nonostante l'ambito di applicazione del servizio in questione sia da considerarsi generale (e dunque riferibile a qualsiasi tipo di materiale da approvvigionare, si tratti indifferentemente di materie prime, semilavorati o macchinari industriali di piccole dimensioni), il campo nel quale la Unitec si è maggiormente specializzata è rappresentato sicuramente dagli approvvigionamenti di componenti tecnici per impianti industriali.

La fornitura di tali componenti può essere legata a necessità di diverso genere da parte del cliente: si tratterà di materiale di ricambio di "prima dotazione", da fornire generalmente in concomitanza con la messa in esercizio di un nuovo macchinario, oppure, nel caso in cui il cliente produca o assembli esso stesso macchinari o impianti industriali, di particolari da inserire in un processo produttivo di assemblaggio.

Tuttavia la causale più frequente per questo tipo di forniture riguarda la necessità di ricambi connessa ad attività di manutenzione ordinaria o straordinaria degli impianti e dei macchinari di produzione.

È necessario sottolineare sin d'ora che l'attività in questione non è in alcun modo limitata ad un particolare settore industriale, né tantomeno a specifiche classi merceologiche dei materiali da approvvigionare.

Le attività produttive dei clienti della Unitec spaziano dall'industria automobilistica a quella tipografica, dalla costruzione di impianti industriali alla produzione di pneumatici.

Allo stesso tempo il tipo di materiali approvvigionati può riguardare, di volta in volta, componenti meccanici, elettronici, elettromeccanici, pneumatici, idraulici, etc..

Sebbene il proposito del presente lavoro non sia limitato allo studio degli approvvigionamenti di particolari tecnici di ricambio, è sembrato opportuno chiarire da subito in quale ambito l'attività in questione si è maggiormente sviluppata, in quanto l'analisi che seguirà sarà certamente influenzata dalle problematiche specifiche riferibili agli approvvigionamenti di particolari tecnici di ricambio.

Tale circostanza dà all'acquisitore (buyer) l'errata percezione di trattare direttamente con il produttore e conseguentemente rafforza la sua convinzione di poter ottenere da quest'ultimo le migliori condizioni possibili.

In secondo luogo, accade di frequente che il costruttore di impianti fornisca al cliente una documentazione sugli impianti venduti, la quale riporti una propria codificazione dei componenti di dettaglio: questa pratica rende estremamente difficile per il cliente finale risalire al produttore originario del singolo particolare da sostituire, rendendosi in tal modo necessario il ricorso allo stesso distributore che abbia precedentemente fornito l'impianto.

Agli aspetti considerati va aggiunto un rilievo riguardante specificamente le aziende pubbliche: per prassi consolidata, in esse, nel caso di acquisti di piccolo importo (indipendentemente dalla frequenza con la quale essi ricorrono), è possibile evitare di indire pubblica licitazione (gara d'appalto) quando il particolare di ricambio necessitato venga acquistato direttamente dal distributore ufficiale, ossia da colui che abbia precedentemente fornito l'impianto stesso.

È inutile sottolineare come questa circostanza crei una distorsione del mercato, favorendo ulteriormente il formarsi di ingiustificate rendite di posizione.

Alle precedenti considerazioni va aggiunto un rilievo di carattere psicologico non di poco conto: accade di frequente di riscontrare nei buyers l'errata convinzione che gli interessi del commercio siano contrapposti a quelli dell'industria, ragion per cui essi ritengono conveniente, ove possibile, acquistare da un fornitore che abbia lo stesso nome del costruttore dell'impianto.

Dalle osservazioni precedentemente svolte risulta evidente quanto possa essere erronea tale ultima percezione. Non è il commercio che danneggia l'industria, ma è la mancanza di concorrenza nel commercio stesso che sclerotizza un mercato. Tale affermazione, per quanto banale possa sembrare, non è tuttavia definitivamente assodata nella cultura manageriale dei reparti acquisti nelle imprese produttive, ancorché tali imprese siano orientate al profitto.

Dall'insieme delle osservazioni svolte appare chiaro che, nello specifico ambito della fornitura dei particolari tecnici di ricambio per impianti industriali, siano non pochi i fattori che contribuiscono al consolidamento di ingiustificate rendite di posizione.

Tale circostanza, se da un lato rende difficile l'ingresso nel mercato in questione di nuovi concorrenti (le situazioni considerate costituiscono indubbiamente forti barriere all'ingresso), d'altra parte consente ampi spazi di manovra a chi riesca ad incunearsi nel rapporto tra cliente e distributore esclusivo.

Quest'ultima operazione non può ovviamente essere portata a termine da un'impresa che si trovi sullo stesso territorio del cliente finale: detta impresa infatti dovrebbe sottostare anch'essa alle condizioni economiche praticate dal distributore in esclusiva, ottenendo come unico risultato quello di aggiungere un ulteriore anello alla catena commerciale e praticare di conseguenza al cliente finale un prezzo ancora maggiore.

L'importanza dell'ubicazione risiede quindi nel far sì che il cliente finale abbia l'opportunità di rifornirsi da un canale effettivamente alternativo, senza aumentare il numero di anelli che compongono la catena commerciale.

L'idea imprenditoriale alla base del servizio fornito dalla Unitec è dunque composta dalla combinazione di una serie di elementi:

1. l'ubicazione rende possibile aggirare i canali commerciali "ufficiali";
2. l'esperienza e la specializzazione nel settore dei componenti tecnici consentono di individuare con relativa facilità il produttore originario dei componenti stessi; evitando cosi' di dover ricorrere al costruttore degli impianti si ottiene, di frequente, la complessiva riduzione di un anello nella catena commerciale;
3. la possibilità di fornire qualunque componente, indipendentemente dalla categoria merceologica o dal settore industriale di riferimento, fornisce al cliente un vero e proprio ulteriore ufficio acquisti esterno;
4. il meccanismo dell'integrazione degli acquisti permette di beneficiare di ulteriori risparmi connessi ai costi logistici ai costi accessori ed ai costi di struttura e gestione acquisti^-;
5. i volumi di acquisto trattati, legati alla gestione in outsourcing degli acquisti di imprese appartenenti ai più disparati settori industriali, consentono alla Unitec di ottenere condizioni economiche particolarmente vantaggiose su diversi prodotti.

I singoli punti indicati verranno ripresi ed analizzati in dettaglio nel prosieguo della trattazione.

X.2.1 Una visione generale

I seguenti grafici, ponendo a confronto la situazione precedente e successiva al ricorso all'outsourcing, illustrano in maniera sintetica la possibilità di ridurre il numero dei fornitori, delle transazioni e dei costi interni di approvvigionamento, nonché il vantaggio che ne deriva direttamente in termini di snellimento delle operazioni svolte dall'amministrazione di stabilimento.

La situazione prima dell'adozione del sistema della fornitura integrata evidenzia l'elevato numero di transazioni con una molteplicità di fornitori, con conseguente sovraccarico di lavoro per l'amministrazione dello stabilimento.

La situazione successiva all'adozione del sistema della fornitura integrata evidenzia la notevole riduzione del numero di transazioni ed il conseguente snellimento delle operazioni svolte dall'amministrazione dello stabilimento.

X.2.2 Confronto dei costi di approvvigionamento

Trascurando per il momento i risparmi ottenibili sul costo puro del materiale e concentrandoci sui vantaggi connessi ai costi accessori e di gestione, il grafico sottostante evidenzia l'incidenza di tali costi ed i risparmi conseguibili tramite il ricorso all'outsourcing ed alla fornitura integrata.

Come già richiamato, i risparmi in questione sono legati alla drastica riduzione della documentazione cartacea, delle procedure interne, delle pratiche ripetitive e dei costi gestionali ed amministrativi, oltre che alla riduzione dei solleciti e, più in generale, dell'incidenza delle interferenze sulla procedura.

L'insieme delle attività indicate, considerato in maniera unitaria, costituisce per il cliente il complessivo valore aggiunto determinato dal servizio Unitec.

Il servizio in questione, per le sue caratteristiche, oltre a costituire un valore apprezzabile per il cliente, è configurabile come attività imprenditoriale innovativa.

La misurazione quantitativa dei risparmi evidenziati nel grafico risulta estremamente complessa, a causa della quantità dei fattori da considerare e delle differenze che contraddistinguono il grado di efficienza delle diverse imprese nello svolgimento dei processi da delegare.

Un'accurata analisi dei costi e dei risparmi descritti può essere svolta dalla Unitec stessa a supporto del processo decisionale che conduce al ricorso all'outsourcing.

Ovvi motivi, connessi all'esigenza già delineata di non coinvolgere eccessivamente il provider nel processo decisionale richiamato, hanno tuttavia fino ad ora impedito alla Unitec di sviluppare il proprio business in direzione di tale attività di analisi.

X.2.3 Flusso della fornitura integrata

Il flusso completo che compone la procedura di integrazione degli acquisti comprende un insieme di fasi temporalmente successive, che generano risparmi difficilmente imputabili a ciascuna di esse singolarmente considerata.

Dall'integrazione delle richieste si passa all'integrazione delle offerte, per arrivare a quella degli ordini.

Successivamente, con la spedizione dei materiali si attua l'integrazione dei trasporti, delle bolle di consegna, delle fatture e dei pagamenti.

L'aspetto logistico della fornitura integrata verrà approfondito nei prossimi paragrafi.

Il grafico riportato illustra il flusso descritto secondo la sua sequenza logico-temporale.

Risulta evidente in tal modo l'impatto che il servizio di outsourcing degli approvvigionamenti ha su tutti i sottoprocessi che compongono il processo interfunzionale di approvvigionamento.

Il flusso della fornitura integrata ricomprende dunque l'integrazione di una serie di documenti aziendali e produce i propri effetti sulla gestione di diverse funzioni dell'organizzazione.

X.2.4. Esempio di richiesta integrata / ordine integrato

E' utile a questo punto fornire un esempio di richiesta di quotazione oppure di ordine di acquisto integrati.

Lo schema che segue può adattarsi ad entrambi con qualche piccolo accorgimento: nel caso in cui si tratti di una richiesta, il prezzo di acquisto è ovviamente da considerarsi come prezzo storico di riferimento non vincolante ed il campo può essere eventualmente lasciato vuoto.

Inoltre, sempre per le richieste, anche il campo relativo alla data di consegna può essere lasciato vuoto; esso riporta altrimenti il termine di consegna desiderato dal cliente.

Dall'analisi della tabella appare immediatamente come un unico documento, sia esso ordine o richiesta, riesca ad integrare il contenuto informativo che, secondo una normale prassi di acquisto, dovrebbe comparire in almeno otto diversi documenti, tanti quanti sono i nomi dei fornitori componenti la tabella.

Il fattore di integrazione di tale documento risulta dunque, nell'esempio riportato, di 1:8. Si deve tuttavia tener presente che esso può anche risultare maggiore: è frequente, infatti, specie negli uffici acquisti delle grandi aziende, la prassi di emettere un singolo documento per ciascuna posizione da richiedere o da ordinare, anche qualora si tratti di documenti da inviare ad uno stesso fornitore.

Quest'ultima prassi è dovuta all'inadeguatezza dei software gestionali utilizzati ed è dunque destinata a scomparire di pari passo con il rinnovo dei software applicativi impiegati.

Un'ultima osservazione si rende necessaria e riguarda l'effettiva applicazione di tale modello.

Degli oltre 300 clienti attuali della Unitec, meno di una dozzina effettivamente sfrutta a pieno le potenzialità del servizio di fornitura integrata.

Se da un lato questi pochi clienti contribuiscono al fatturato della Unitec per una quota che supera il 50%, d'altro canto il comportamento più frequente consiste in un utilizzo "spot" del servizio.

Nella tabella che segue viene illustrata una richiesta/ordine in cui sono stati integrati 20 particolari di 8 costruttori diversi, riducendo il numero delle operazioni da 8 transazioni differenti ad 1 singola. Si è così raggiunto un fattore di riduzione pari a 1:8, equivalente ad una riduzione dell'87,5% del numero di transazioni necessarie.

Tabella 4: Richiesta integrata / ordine integrato

La gestione della logistica commerciale rappresenta sicuramente uno degli aspetti più qualificanti del servizio offerto dalla Unitec.

Tale gestione si basa sull'utilizzo congiunto di due strumenti:

• il ricorso a nodi logistici condivisi non di proprietà, che consente di ridurre i costi fissi relativi allo stoccaggio della merce in transito;

• l'integrazione logistica delle spedizioni, che permette di ottenere risparmi sui trasporti dei materiali non urgenti.

I due aspetti considerati sono rappresentati dai grafici riportati, i quali illustrano come avvenga il processo di fornitura integrata sotto gli aspetti, rispettivamente, spaziale e temporale.

Per il trasporto fisico del materiale la Unitec si serve di imprese di spedizione con le quali ha sottoscritto appositi accordi. La convenienza di tali accordi è connessa alle economie di scala conseguibili grazie all'elevata quantità di materiali trattata.

La specifica condizione della Unitec, che la pone in diretta concorrenza con rivenditori locali residenti sullo stesso territorio dell'impresa cliente, rende indispensabile un'accurata ottimizzazione nella gestione della logistica. Tale aspetto rischierebbe altrimenti di compromettere il vantaggio competitivo connesso all'aspetto dell'ubicazione.

Il coordinamento delle consegne basato sulle scadenze temporali deve tenere conto di un certo numero di variabili. Il rispetto dei termini di consegna garantiti al cliente costituisce un punto irrinunciabile sotto l'aspetto della qualità del servizio. Esso tuttavia deve costantemente accompagnarsi ad un controllo dei costi legati al rispetto delle esigenze qualitative in questione.

Il ricorso a corrieri espressi per consegne urgenti deve essere limitato ai casi in cui sia il cliente stesso a richiederlo: in tali casi il trasporto rappresenterà una voce distinta in fattura al cliente.

Un apposito software è stato sviluppato dalla Unitec per tener conto delle diverse variabili connesse alla gestione dei trasporti. Esso attua una continua comparazione tra le scadenze per le consegne al cliente, i termini di consegna garantiti dai fornitori ed i tempi logistici di trasporto.

La qualità della gestione in questione dipende ovviamente dall'accuratezza con cui vengono inseriti e costantemente aggiornati i dati indicati, nonché dalla maggiore o minore precisione dei fornitori nel rispettare le scadenze dichiarate.

Le osservazioni sulla logistica fino ad ora svolte riguardano ovviamente solo le spedizioni di materiali per i quali è possibile effettuare una programmazione. Esse pertanto non valgono ogniqualvolta particolari circostanze, dovute al sorgere improvviso di necessità inattese o a guasti nei macchinari dei clienti oppure ad altre ragioni, impongano una procedura di negoziazione e di consegna urgenti.

In queste ipotesi, si rende necessario il ricorso a corrieri espressi o, nei casi più gravi, persino a soluzioni di altro genere, quali la gestione in proprio del trasporto e della consegna.

Tralasciando quest'ultima circostanza, che rappresenta sicuramente un'eccezione molto rara, sarà viceversa utile approfondire gli aspetti legati alle spedizioni urgenti tramite corrieri specializzati.

Il fattore critico nella gestione di queste situazioni consiste nella necessità, sentita dalla Unitec, ma comune a tutte le imprese che si occupano di intermediazione commerciale, che il cliente non venga a conoscenza del nome e del recapito del fornitore originario.

Per quanto, come visto, la Unitec non si ponga sul mercato in qualità di puro e semplice rivenditore, non va dimenticato il fatto che essa svolge un ruolo di intermediazione, il quale in alcuni casi è strettamente commerciale. In precedenza si è avuto modo di richiamare le difficoltà connesse alla cultura manageriale degli uffici acquisti e la circostanza che la maggior parte dei clienti della Unitec non sfrutta appieno le potenzialità offerte dal servizio di integrazione degli acquisti.

Ogniqualvolta il sistema di pagamento del servizio non viene slegato dal valore dei singoli componenti approvvigionati, la Unitec corre il rischio di essere utilizzata solo per le forniture di materiale di scarso valore, mentre l'ufficio acquisti del cliente si occupa di acquistare direttamente i componenti di maggior valore, sui quali anche un basso ricarico consentirebbe alla Unitec ampi margini di guadagno.

Se ne deduce quindi che anche per la Unitec sia di importanza cruciale mantenere un certo riserbo sulle proprie fonti di approvvigionamento, perlomeno con i clienti con i quali non sussista una prolungata e sperimentata collaborazione.

Una consegna urgente, che avvenga direttamente dal fonitore al cliente e la cui merce sia accompagnata da documenti emessi dal fornitore originario, rappresenta dunque di frequente un veicolo attraverso il quale il cliente può facilmente venire a conoscenza del nome e del recapito del fornitore in questione.

La soluzione di questa difficoltà è stata individuata nel ricorso ad accordi specifici con alcuni corrieri espressi, sulla base dei quali i documenti di accompagnamento del materiale in transito vengono emessi dal corriere stesso e non dal fornitore.

In alternativa, quando possibile, si effettua un doppio passaggio, per cui il materiale viene inviato, dapprima, per corriere espresso dal fornitore direttamente alla sede Unitec e, successivamente, dalla Unitec al cliente sempre via spedizione urgente.

X.2.6 Riduzione dei costi del materiale: il "consorzio virtuale" d'acquisto

L'analisi svolta fino ad ora si è concentrata sulla riduzione dei costi gestionali ed accessori connessi al processo di approvvigionamento.

Tuttavia, un aspetto non secondario ai fini della riduzione dei costi complessivi è costituito dalle economie conseguibili tramite la centralizzazione dei fabbisogni dei diversi clienti e settori industriali.

Si tratta, dunque, in questa circostanza di risparmi conseguibili sul puro prezzo d'acquisto, categoria distinta del costo globale d'acquisto analizzato in precedenza.

Nello specifico mercato della ricambistica per impianti industriali, l'area di sovrapposizione tra i fabbisogni relativi ai più disparati settori industriali è sufficientemente ampia da consentire alla Unitec di porsi in una posizione di forza contrattuale nei confronti dei fornitori.

L'area relativa ai componenti condivisi, peraltro, va intesa non tanto in termini strettamente merceologici, quanto piuttosto con riferimento ai costruttori dei componenti tecnici da acquistare.

La riduzione del costo dei materiali può considerarsi proporzionale all'area di intersezione del grafico, la quale rappresenta l'insieme dei componenti che, secondo l'accezione richiamata, risultano "condivisi" nei differenti settori industriali.

L'insieme dei risparmi conseguibili sui costi dei materiali, sui costi accessori e gestionali rappresenta la giustificazione sotto il profilo economico del servizio offerto dalla Unitec.