Le funzionalità di E-Procurement si evolvono generalmente dal semplice acquisto on line di forniture e materiali al coinvolgimento su vasta scala nei mercati on line. L'evoluzione spesso segue le 4 fasi sotto indicate.

Sistema interno di acquisti: in questa fase il reparto acquisti effettua le attività di acquisto on line. I compratori possono lavorare su cataloghi consolidati che descrivono prodotti di fornitori multipli selezionati e completare poi le transazioni sul Web. Questa fase crea le basi da cui espandere il processo di E-Procurement.

Sistema di acquisto diretto: in questa fase l'azienda e la rete di fornitori si allineano meglio. Sfruttando ogni contratto di acquisto predefinito con i fornitori, le aziende possono condividere con loro informazioni dettagliate sul Web per eliminare le inutili fasi della conferma d'ordine, della verifica dei crediti e del controllo degli indirizzi di spedizione.

Coinvolgimento nel mercato: in questa fase l'azienda si unisce o sviluppa un mercato elettronico, il cosiddetto E-Marketplace. Si tratta di un intermediario basato sul Web che unisce compratori, venditori e broker, con l'obiettivo, da un lato, di aumentare la concorrenza tra i fornitori e, dall'altro, far accedere i fornitori ad un più ampio pubblico di acquirenti. Gli E-Marketplace permettono la definizione dinamica dei prezzi, l'aggregazione degli ordini, i fornitori multipli, la visibilità dei prezzi dei vari fornitori e opportunità di collaborazione. L'attività di E-Procurement in un mercato può assumere due forme:

• partecipazione in un consorzio di scambi commerciali (CTE, Consortium of Trading Exchanges)
• creazione di scambi commerciali privati (PTE, Private Trading Exchanges)

Collaborazione: in quest'ultima fase l'azienda collega i processi ed i sistemi di acquisto interni a quelli dei propri fornitori attraverso una Extranet dei partner, essenzialmente una connessione sicura tra i sistemi attuata mediante l'Internet pubblica. Quando hanno bisogno di fornitori o di materiali, i sistemi in collaborazione comunicano automaticamente gli ordini, verificano la disponibilità, programmano le spedizioni ed effettuano le transazioni monetarie, tutto senza alcun coinvolgimento del personale addetto agli acquisti. Gli E-Marketplace offrono un modo per integrare subito e con facilità i sistemi con molti fornitori grazie alla definizione di standard reciproci di E-Procurement.

Con il metodo dell'e-procurement i costi amministrativi per transazione e i cicli di prova diminuiscono, l'azienda ricorre maggiormente a fornitori strategici che applicano termini più favorevoli dovuti alla consolidazione del rapporto.
L'introduzione di Internet velocizza i processi, i ruoli del personale e le relazioni con i fornitori delle attività di acquisto dirette e indirette: l'E-procurement indiretto include l'approvvigionamento di prodotti e servizi non direttamente utilizzabili nei processi di produzione, ma necessari ad un business per essere funzionale (per esempio cancelleria, materiale antifortunistico, ecc.).
Gli acquisti indiretti, sono di volume solitamente alto e di valore piuttosto basso e incidono di circa il 35% sull'approvvigionamento totale di molte società.
L'approvvigionamento di beni diretti copre in media il 65% degli acquisti totali e comprende le materie prime e i componenti che l'azienda utilizza per la propria attività caratteristica.
Questa modalità di approvvigionamento avviene utilizzando sistemi EDI e basati sui fax..
Un'analisi dei meccanismi dell'e-procurement insegna che questo sistema raggiunge la sua piena e massima efficienza a condizione di essere adottato da un numero tendenzialmente elevato di aziende.
L'evoluzione attesa nel corso di questi due anni nell'Internet Technology procurement può pertanto riassumersi nella seguente tabella: