L'opportunità offerta dalle tecnologie digitali di operare profonde razionalizzazioni nei processi di acquisto di forniture sta diventando un'arma indispensabile nella lotta competitiva tra imprese, visti i consistenti effetti positivi nella riduzione dei costi delle aziende che hanno adottato l'e-procurement.
E' stato messo in evidenza da numerosi casi, che l'automazione delle procedure d'acquisto tramite tecnologie proprie dell'e-procurement (approvvigionamento tramite Internet), consente, nelle grandi aziende, di realizzare una diminuzione dei costi in media dell'8-12% sul totale degli acquisti.
Pur essendo minore l'impatto per le piccole e medie imprese, attestandosi mediamente su circa il 5% del valore totale dell'acquisto, l'adozione di procedure e tecnologie proprie dell'automazione degli acquisti può rappresentare un'importante leva competitiva nella corsa alla riduzione dei costi.
Sin dagli anni settanta sono stati avviati progetti per informatizzare le procedure di acquisto di beni e servizi tra aziende e fornitori abituali: è stata la diffusione dell'EDI (Electronic Data Interchange) a risolvere il problema.
Un gruppo di aziende si dotava di una rete proprietaria sulla quale transitavano gli ordini e la fatturazione dalle une alle altre. Tale soluzione, tuttavia si è presto rilevata costosa e relativamente pesante poiché necessita non solo dell'acquisto o del noleggio di linee telefoniche particolari per fare circolare i dati, ma anche di sistemi informatici pesanti per trattare questi dati all'interno delle aziende partner.
Solo una grande massa di dati avrebbe giustificato gli investimenti necessari; il mondo delle piccole e medie imprese da un lato e i rapporti non continuativi dall'altro, non rendevano economico l'investimento.
L'arrivo di Internet, negli ultimi anni ha offerto alle imprese la possibilità di utilizzare una rete pubblica, aperta e standardizzata per spostare dati a uso privato delle aziende. Di conseguenza un numero crescente di aziende, piccole, medie e grandi, utilizza la Rete anche per facilitare, accelerare e in fin dei conti automatizzare le procedure esistenti.
Questa apparente semplicità necessita tuttavia di uno sforzo a monte da parte delle imprese in modo che le informazioni che circolano tra i vari partner siano ugualmente sfruttabili da tutti.
Si tratta di consentire alle imprese di acquistare e vendere dei beni e servizi presso i loro partner economici sfruttando la rete. Per raggiungere questo obiettivo ogni impresa che desideri usufruire di tale opportunità deve dotarsi (da sola o tramite terze parti) di un sistema composto da almeno due elementi di base:

• un catalogo elettronico;
• una procedura di pagamento.

• il controllo del ciclo produttivo;
• la gestione in tempo reale dei magazzini;
• la gestione dei contratti con i fornitori;
• le interfaccie con gli spedizionieri, ecc..

• l'invio di richieste formali di fornitura di merci e servizi
• il ricevimento dell'approvazione da parte dell'acquirente
• l'elaborazione dell'ordine di acquisto
• l'evasione dell'ordine
• la consegna
• il ricevimento
• il pagamento