La questione ora è come le imprese debbano valutare le aspettative sull'E-procurement. Come devono muoversi i manager tra il fronte acquisti e il fronte vendite di Internet? Quali dovrebbero essere i temi di scelta tra i vari attori, quando tra i primi arrivati alcuni stanno già lasciando l'attività e altri stanno per essere rilevati da concorrenti di gran lunga più aggressivi?
Le risposte sono legate a due tematiche: gli acquisti via Internet (Internet purchasing) e le aste al ribasso (downward auctions).

Acquisti via Internet (Internet Purchasing). L'Internet purchasing permette alle imprese di piazzare ordini più velocemente via Internet. Invece di aspettare che le persone autorizzate approvino l'ordine e che l'ufficio acquisti inoltri la richiesta ai fornitori (un processo che può richiedere anche settimane), gli impiegati formulano l'ordinativo da una lista precedentemente approvata, direttamente attraverso i loro computer.
Vanno online per l'acquisto di prodotti, come i clienti di Amazon.com vanno online per comprare libri, raccogliendo i loro acquisti in carrelli della spesa virtuali.
L'ordine passa attraverso un processo interno di approvazione, per poi essere mandato elettronicamente al fornitore, lasciando nella sua scia una chiara traccia per le verifiche.
Ciò consente, inoltre, ai professionisti di potersi concentrare sugli aspetti più strategici dell'approvvigionamento, come la negoziazione dei contratti e la gestione dei fornitori. La National Semiconductor è una delle tante ditte che magnifica i vantaggi dell'Internet purchasing, e si vanta di poter ora ultimare un ordine d'acquisto (O.A.) in un solo giorno, contro i 14 giorni di una volta.
Anche i risparmi in termini di costi possono essere altrettanto attraenti. Alla Texas Instruments, il costo per O.A. è calato da $49 a meno di $5 con l'impiego dell'elettronica.
I costi della Pacific Telesis sono scesi in picchiata da $78 per O.A. a 50 centesimi.
L'Internet purchasing aiuta inoltre le imprese a controllare gli acquirenti indipendenti (">maverick" purchasers) e permette di riprendere il controllo di spese fino ad allora mal gestite. Ricerche condotte dal gruppo Gartner hanno trovato che l'anno scorso una società tipo aveva acquistato fino al 30% dei suoi servizi e beni indiretti da fornitori sprovvisti di contratto quadro, e che questi prodotti finivano per costare 20% in più del dovuto. L'Internet purchasing consente di riunire questi acquirenti isolati.
Il sistema è al tempo stesso più accessibile e più difficile da raggirare poiché mette in evidenza fornitori e prodotti approvati.

Aste al ribasso (Downward auctions). Le aste al ribasso rimpiazzano le tradizionali negoziazioni "round-one", in cui le imprese si muovono tra numerose richieste di informazioni, seguite da richieste di offerta ai vari fornitori. Di norma, questo processo porta all'esclusione di un buon 80% dei fornitori: alcuni sono eliminati perché non sono sufficientemente qualificati, altri perché l'acquirente non è dotato delle risorse necessarie per condurre le negoziazioni e indagare sulla idoneità di potenziali fornitori. In una asta al ribasso, la competizione rimane aperta a tutti i fornitori qualificati.
Nuovi fornitori, fornitori di paesi lontani, e fornitori particolarmente agguerriti possono senza distinzioni incontrarsi con l'acquirente online per negoziare prezzi e termini. Un caso emblematico è quello della Visteon Automotive Sistem, un fornitore di materiale elettronico con sede negli USA, che ha partecipato alla prima asta online in Agosto.
Assegnando quasi $150 milioni in contratti per la fornitura di schede di circuiti stampati, la Visteon prevedeva che il suo fornitore di materiale elettronico in Asia, spinto dal bisogno di ottenere la commissione, tagliasse i prezzi per vincere la competizione. Non si sbagliava.
I fornitori hanno un'ora, due ore o tre giorni, per offrire i migliori prezzi e le migliori condizioni. Ciò che un tempo richiedeva settimane oppure mesi, ora, viene svolto nell'arco di qualche ora nelle aste online. Il compratore sceglie un fornitore che soddisfi le sue richieste e poi passa alle successive negoziazioni faccia a faccia.
Le aste al ribasso si adattano ugualmente bene alle selezioni basate su criteri diversi dal prezzo: tempo di consegna, qualità, opzioni di finanziamento. Esse sono particolarmente efficaci per imprese che vogliano approvvigionarsi globalmente, poiché risolvono molte delle difficoltà che si incontrano nella conduzione di affari a lunga distanza.
Si immagini una ditta manifatturiera che per l'acquisto di un componente metallico dispone di una rete globale di trenta fornitori. L'impresa si scontra con le barriere linguistiche dovute alla distanza che la separa dai fornitori e trova difficoltà nel determinare quali di essi siano realmente i più competitivi. Passando, però, alle contrattazioni online, la lingua cessa di essere una barriera, perché le offerte sono compilate seguendo una procedura standard. La distanza diventa irrilevante perché i compratori possono partecipare dall'ufficio, da casa o addirittura dalla loro camera di albergo, dovunque si trovi il loro PC.
La velocità delle aste online può ridurre del 30% il tempo che intercorre tra l'avvio di una richiesta di informazioni e l'ordine del prodotto. Online, gli acquirenti possono inoltre ottenere prezzi inferiori dai fornitori: dal 5 al 10% in meno rispetto ai metodi tradizionali di approvvigionamento.
Perché tutta questa differenza tra i prezzi? La ragione principale è che, potendo partecipare più fornitori, l'intero processo d'acquisto diventa più competitivo. Inoltre, i partecipanti all'asta possono vedere chiaramente quanto sono lontani dal "miglior" prezzo e aggiustare il loro di conseguenza.
Diciamo, ad esempio, che un fornitore di componentistica abbia compiuto i passi necessari per un'asta online. Dopo aver studiato le categorie di prodotti, capito la struttura dei costi ed essersi confrontato con il management, avanza l'offerta da lui ritenuta altamente competitiva di $45. Durante lo svolgimento dell'asta, il fornitore osserva un concorrente scendere a $42. In un'asta tradizionale il fornitore perderebbe semplicemente la gara; in una online può scegliere di scendere sotto i $42 e vincere l'appalto.
Inoltre, in un processo di approvvigionamento tradizionale, i fornitori, sapendo che il contratto verrà assegnato in là nel tempo, tendono a tenersi un margine superiore di prezzo per cautelarsi dall'incertezza. In un'asta al ribasso, i fornitori sono più disposti ad accettare un margine di profitto inferiore, a fronte di una assegnazione immediata.
Il feedback immediato, la trasparenza delle negoziazioni e l'eccitazione dell'asta danno alle aste al ribasso un chiaro vantaggio sui processi tradizionali su carta.
Internet non offre una soluzione adeguata per ridisegnare un sistema d'approvvigionamento frammentato. L'E-procurement può cambiare i mezzi che le imprese usano per rifornirsi dei loro materiali ma non cambia i loro metodi.
Le imprese continuano ad avere bisogno di esaminare il mercato per assicurarsi di ottenere i migliori prodotti e i migliori servizi. Come sempre, devono analizzare i loro mercati, valutare la loro spesa e la loro domanda interne, determinare i loro bisogni commerciali e negoziare nuovi accordi con i nuovi fornitori.
Essenzialmente, le operazioni di acquisto di una società comprendono le seguenti di aree (vedi figura 1):

• Strategia di approvvigionamento
• Organizzazione dell'approvvigionamento
• Sourcing strategico
• Gestione e sviluppo dei fornitori
• Acquisti giorno per giorno
• Gestione delle informazioni
• Gestione delle prestazioni
• Gestione del personale