La fornitura integrata è uno dei servizi storici di Unitec, nata da un'idea semplice ed efficace.
Il trend nelle aziende negli ultimi anni è stato quello di ridurre le scorte di magazzino per ottenere risultati di economia
finanziaria, sulla scia della produzione just in time giapponese. Questo ha però portato ad una crescita esponenziale delle
procedure di approvvigionamento e dei relativi costi.
L'idea del servizio è di esternalizzare l'over-head gestionale25, lasciando il compito di gestire
i fornitori di categoria B e C, cioè dei beni non strategici, ad Unitec.
I beni di fascia B e C, low cost non strategico, hanno un valore relativamente basso.
Il loro acquisto non è strategico per
l'impresa, ma alla stessa costa molto, soprattutto in termini di risorse aziendali.
Si crea difatti una grossa sproporzione tra
il valore del bene acquistato ed il costo delle procedure attuate per ottenerlo.
Inoltre vi è l'impossibilità di sfruttare le
economie di scala negli acquisti, trattandosi di migliaia di particolari differenti per tipo e costruttore.
La fornitura integrata permette di snellire i processi di approvvigionamento, contraendo i costi, quindi migliorando l'efficacia,
e creando economie di scale anche per i non-production goods, per i quali, altrimenti, sarebbe irrealizzabile.
In questo modo vi è la possibilità di trasformare i costi fissi di approvvigionamento in costi variabili, procurabili sul mercato.
Inoltre le risorse aziendali vengono ottimizzate per l'acquisto di materiali strategici per il proprio core business.
La differenza nella gestione del processo di approvvigionamento è evidente.
Prima dell'adozione della fornitura integrata,
sono presenti numerose transazioni rivolte ad un numero molto alto di fornitori, con conseguente dispendio di risorse per
l'amministrazione dello stabilimento.
Fig. 3.1 Gestione di approvvigionamento tradizionale
Fonte: Unitec (2004)
Dopo l'adozione del sistema di fornitura integrata, si osserva una notevole riduzione delle transazioni e lo snellimento delle
operazioni svolte dall'amministrazione dello stabilimento.
Fig. 3.2 Gestione di approvvigionamento con l'adozione della fornitura integrata
Fonte: Unitec (2004)
Il sistema della fornitura integrata non modifica le procedure di acquisto dell'impresa che la adotta.
L'unica differenza è che, anziché inoltrare le proprie richieste a fornitori differenti, le inoltra ad un unico interlocutore,
con una sola richiesta.
Avvalendosi di questo strumento, si riscontrano riduzioni dei costi diretti in diversi settori:
- Acquisti. Riduzione di richieste, ordini e relativi costi di gestione, grazie all'unificazione degli stessi.
- Amministrazione. Necessità di gestire un'unica fattura, che aggreghi più posizioni e costruttori, fino anche ai vettori; quindi un solo pagamento ad un unico fornitore. Si riducono anche i costi di gestione dei fornitori, decrementati nel numero in maniera rilevante.
- Logistica. Una sola bolla di consegna, con conseguente riduzione e semplificazione nell'accettazione delle merci. Inoltre, miglioramento del flusso logistico, in quanto gli arrivi possono essere concordati in modo regolamentato, velocizzando e concretizzando le operazioni di magazzino.
- Archiviazione. La riduzione del numero delle transazioni interne e dei relativi supporti cartacei comporta un calo delle componenti cartacee stimabile attorno al 90%, facilitando oltretutto l'accesso ai documenti.
Fig. 3.3 Confronto dei costi di approvvigionamento
Fonte: Unitec (2004)
Il grafico in figura 3.3 mostra chiaramente, in modo semplice ed immediato, il risparmio che è possibile ottenere sul costo di
gestione interno degli approvvigionamenti, implementando la fornitura integrata all'interno della propria azienda.
Oltre alle evidenti efficienze ottenibili con tale sistema, è importante sottolineare come il non utilizzo di queste opportunità
di miglioramento della gestione dei processi di acquisto aziendali rappresenti uno spreco moderno, assolutamente da contrastare.
Ulteriori ottimizzazioni si rilevano nei costi telefonici, sia diretti verso l'esterno che verso l'interno (ad esempio,
diminuiscono i contatti tra il personale per ottenere chiarimenti, grazie a documentazione più chiara e snella).
Gli investimenti delle risorse verso il core business vengono ottimizzate, la struttura organizzativa diviene più efficiente,
i flussi logistici si ottimizzano e i pagamenti vengono unificati, sia in termini di scadenza che di valuta.
L'ultimo fattore da analizzare è l'organizzazione logistica. Unitec utilizza aziende specializzate in tale settore, con cui ha
stipulato accordi di collaborazione. Inoltre dispone di un software di gestione che permette di comparare le scadenze per le
forniture al cliente, i termini di consegna garantiti dai fornitori ed i tempi logistici di trasporto.
Il miglioramento generale dei flussi logistici provoca una diminuzione nei costi della gestione degli stessi, anche grazie al
decremento della frequenza dell'uso dei vettori.
Le piccole e frequenti forniture vengono concentrate in poche volte, con
quantità di merce maggiore, così da ottimizzare anche i costi dei trasporti.
- Nota 25: Per over-head gestionale si intendono quei sovraccosti di gestione generati da una situazione di over-flow, vale a dire di traboccamento.