Capitolo II: Il processo di approvvigionamento

2.1 Introduzione

La modernizzazione della struttura amministrativa ha subito negli anni un incremento minore rispetto agli sviluppi dei processi produttivi.
Entrambi consumano risorse per la generazione dei rispettivi output, tuttavia mentre un´eccedenza produttiva genera per l´impresa valore, in campo amministrativo il consumo di un surplus di risorse genera una riduzione del valore.
Tale perdita di valore puó essere evitata attraverso una razionalizzazione dei processi amministrativi.
Oggi disponiamo dei mezzi per organizzare in modo efficiente le attivitá amministrative e ridurre le spese, come l´automazione informatica e l´outsourcing dei processi, in particolare degli approvvigionamenti, che rappresentano la parte prevalente della struttura amministrativa.
In base alla situazione delineata nel capitolo precedente è possibile notare come la modalitá del processo di approvvigionamento si stia evolvendo verso nuove forme organizzative le cui soluzioni si differenziano a secondo della finalitá che si vuole perseguire attraverso il processo di approvvigionamento.
La crescente complessità e varietà della produzione necessita sempre più di un elaborato sistema di approvvigionamento che comprenda sia la fase strategica degli acquisti sia consideri l'ottimizzazione dei processi.
Nel prosieguo del capitolo si procederà innanzitutto a definire una distinzione tra cosa concerne l'acquisto e cosa s' intenda per approvvigionamento, di seguito verrà descritto chi sono gli attori che prendono parte al processo di approvvigionamento e le attività che lo compongono.
Verrà mostrato uno schema di lettura riguardante il composito mondo dell' E-procurement prendendo in considerazione:

2.2. Definizione dei concetti di "Acquisto" e "Approvvigionamento"

Un presupposto per comprendere meglio la giusta collocazione del processo di approvigionamento nell´intero ambito aziendale è la distinzione tra ció che concerne "Acquistare" e "Approvvigionare".
In generale per "acquisto" intendiamo un insieme di attivitá, la cui importanza è strategica per l´intera impresa.
Le aree di intervento sono:

Su questi i compiti è specializzato il reparto acquisti e dovrebbe disporre del Know-how necessario per trovare i fornitori adeguati, trattare intorno ai prezzi d´acquisto, disporre circa le consegne e condizioni di pagamento e la definizione del tipo di relazione con ogni fornitore.
L´approvvigionamento rappresenta un processo operativo tramite il quale è possibile mettere a disposizione del richiedente i beni necessari, della qualitá desiderata, nel luogo e al tempo desiderato, al prezzo piú competitivo.
L´intero processo coinvolge un gran numero di enti aziendali ed è caratterizzato da un elevato numero di microattivitá (aspetti che verranno ripresi nei paragrafi successivi), che se non organizzate in modo adeguato possono essere veicolo di gravi inefficienze lungo tutta la catena di fornitura.
I costi che gravano su procedure cosí strutturate possono essere abbastanza elevati soprattutto se si tiene conto che sono indipendenti dalla tipologia oggetto d´acquisto.
Le risorse consumate nel processo d´approvvigionamento vengono impiegate sia per i beni che contribuiscono in maniera diretta al valore aggiunto prodotto dall´impresa, sia per beni che , seppur indispensabili, sono marginali rispetto al core business. Diventa a questo punto fondamentale per il reparto acquisti, coinvolto sempre piú in attivitá strategiche, definire le proprie politiche di approvvigionamento e la struttura del proprio parco fornitori.
Per dare un´idea dei costi di gestione degli approvvigionamenti10 di beni non production goods è possibile affermare, rifacendoci ad un´interpretazione di una legge empirica di un economista e sociologo italiano, Vilfredo Pareto11, la quale, applicata in campo aziendale ci dice che ogni impresa acquista l´80% in valore delle merci di cui ha bisogno, utilizzando solo il 20% del suo parco fornitori, mentre si approvvigiona per il restante 20% in valore presso l´80% dei fornitori gestiti che, in linea generale, nell´insieme di una serie di "voci"(es. clienti, prodotti venduti, fornitori) il 20% circa delle voci rappresenta l´80% del valore consumato e viceversa, ovviamente la proporzione 80/20 è indicativa.
Tuttavia la gestione di questo 20% in valore genera la maggior parte dei costi di gestione del processo e quindi assorbe la maggior parte delle risorse amministrative di un´azienda.
Figura 2.1 relazione tra valore acquistato e risorse impiegate

2.3. Gli Attori del Processo di Approvvigionamento

Un primo passo necessario per l´analisi del processo d´approvvigionamento tradizionale è evidenziare gli attori che ne prendono parte.
Dal lato dell´offerta ci sono i fornitori che mettono a disposizione il materiale necessario per il regolare corso di affari dell´impresa il cui programma di produzione puó essere influenzato fortemente dalla qualitá dei prodotti e delle prestazioni del fornitore.
Dal lato della domanda c´è l´impresa. La struttura di un´impresa puó essere molto diversa da altre per cui qui si fará riferimento come esempio alla struttura di un cliente Unitec, "societá s.r.l.", per evidenziare gli attori del processo che, in generale sono presenti in tutte le imprese.
Gli attori che intervengono al processo di approvvigionamento sono: il reparto di produzione, il reparto acquisti, il magazzino, la contabilitá e l´amministrazione.
Come è evidenziato nella fig.1 tutte queste funzioni sono intercorrelate da una serie di attivitá che saranno descritte nel paragrafo successivo.


Figura2.2: Gli attori del processo d'approvigionamento tradizionale


 

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