La descrizione delle attivitá che vengono svolte da ogni singola funzione aziendale, permetterá di comprendere appieno il complesso processo di approvvigionamento.
Lo studio delle attivitá permette di evidenziare le aree non caratterizzate da valore aggiunto e quindi eventualmente da esternalizzare.
Nel processo di approvvigionamento osservato presso la "societá s.r.l." cliente della Unitec è possibile distinguere sei attivitá principali:

• Emissione della richiesta d´acquisto (emissione RDO)
• Scelta del fornitore
• Emissione dell´ordine
• Ricevimento merci
• Gestione fatture (Approvazione e Registrazione)
• Pagamento fatture

Figura 2.3: processo di acquisto

Ogni singola macroattivitá puó essere ulteriormente scomposta in altre microattivitá.

• a) Emissione della richiesta d´acquisto Il reparto di produzione emette la RDO, questa avviene a seguito di:
  • Programmazione degli acquisti di materie prime e semilavorati in accordo con i piani di produzione.
  • Pianificazione di acquisto componenti tecnici di ricambio ( in accordo con i programmi di manutenzione ordineria e straordinaria dei macchinari.
  Tale richiesta viene inviata ad organi di competenza per le necessarie approvazioni e quindi, una volta approvata, all´ufficio acquisti. La richiesta d´acquisto deve contenere: emittente, approvazioni, conto di imputazione, specifica del materiale, quantitá e unitá di misura, data e luogo di consegna, altri dati supplementari. Gli input della fase sono:
  • Programma di manutenzione
  • Schede tecniche delle macchine
  • Approvazione all´acquisto
  • Forecasting di programmazione
  Gli output della fase:
  • Richiesta d´acquisto
  Le attività relative al processo sono:
  • Verifica necessità del materiale
  • Formulazione RDO
  • Richiedere approvazione
  • Approvazione
  • Emissione RDO
  • Solleciti
• b) Scelta del fornitore L´attivitá di scelta del fornitore è una delicata fase svolta dall´ufficio acquisti. Normalmente viene tenuta una lista di fornitori approvati per merceologia e per partnumber (per item giá precedentemente acquistati). Normalmente per la minuteria ci si rivolge ai comuni database ad esempio come i cataloghi, per gli item importanti la scelta diventa strategica. Il fornitore, infatti, deve possedere la tecnologia per realizzare il prodotto della qualitá richiesta, nelle quantitá necessarie e a prezzi competitivi. Per la scelta dei fornitori si puó incorrere in piú casi:
  • Unica fonte di approvvigionamento: in caso di brevetti, specifiche tecniche particolari e/o materie prime particolari, collocazione fisica, etc..
  • Piú fonti di approvvigionamento: perseguendo il vantaggio che deriva dalla concorrenza che permette un abbattimento dei prezzi a discapito di un rapporto stabile con i fornitori
  • Singola fonte: anche se sono disponibili piú fornitori, ne viene scelto uno con cui si stabiliscono accordi di lungo termine.
  Spesso l´acquirente è condizionato nella scelta del fornitore in termini di affidabilitá, sevizio post vendita o collocazione geografica del fornitore. Migliori termini di pagamento, reciproci business e disponibilitá a mantenere uno stock per l´acquirente sono ulteriori fattori da prendere in considerazione.
  Per la scelta dei fornitori può essere utile una classificazione dei fornitori mediante l'attribuzione di punteggi basati sulle caratteristiche più importanti.
  Nella fase di negoziazione è possibile, per particolari caratteristiche dell'ordine, una contrattazione dei prezzi, delle condizioni di fornitura e di pagamento che assicurino un mutuo beneficio.
  Il prezzo, infatti, non è l'unico fattore da tenere in considerazione per prendere decisioni di acquisto.
  È determinante solo a parità di altri elementi.
  Il prezzo ha un limite superiore ed uno inferiore: il mercato stabilisce il limite superiore, il venditore calcola il limite inferiore sulla base dei costi di trasformazione e delle aspettative di profitto, dunque può essere negoziato quanto più il compratore ha competenza e potere contrattuale.
  La decisione definitiva del compratore è presa sulla base di un paragone d'offerta, dopo aver inviato una richiesta d'offerta a più fornitori, ricevere le offerte, e quindi confrontarle in base al prezzo tempo di consegna e le altre condizioni di acquisto. Nei processi di approvvigionamento successivi la scelta del fornitore ottimale per ogni categoria di prodotto si semplifica in quanto già sono stati presi i contatti con i fornitori e immessi i dati nel database aziendale.
  Questo spiega la ragione per cui il processo d'approvvigionamento rappresenta un corso operativo che non richieda una costante attività di decisione strategica.
  Solo in caso di rilevanti profitti potenziali si possono giustificare la grande quantità di tempo e di sforzi necessari per certi negoziati.
  I prezzi delle commodities dipendono dalla domanda e dall'offerta e possono avere grandi fluttuazioni. In questo caso possono essere negoziate la valuta di pagamento, le formule di variazione dei prezzi, etc. Gli Input della fase sono:
  • Richiesta di acquisto
  • Cataloghi ed informazioni tecniche e/o commerciali
  • Data base dei fornitori
  • Tavole di valutazione fornitori
  Gli Output della fase:
  • Individuazione del fornitore ideale
• c) Emissione dell'ordine Effettuate le opportune valutazioni, viene inviato l'ordine d'acquisto sempre da parte dell'ufficio acquisti.
  L'ordine d'acquisto è un impegno legale a comprare, preparato sulla base delle richieste di acquisto e dell'offerta nonché di altre informazioni necessarie.
  Una volta accettato dal fornitore diventa un contratto legalmente valido per la consegna dei beni come stabilito nei termini e condizioni specificate nell' accordo d'acquisto.
  Nell'emissione dell'ordine d'acquisto è resa esecutiva l'ultima espressione di volontà delle parti.
  Per il mezzo, fino ad alcuni anni fa non era valido il fax, ora è accettato dai giudici come documento probatorio.
  Una volta emesso l'ordine d'acquisto viene effettuata la distribuzione dello stesso. Una copia è inviata al fornitore, altre sono inviate alla contabilità, all'emittente la richiesta ed all'ente che riceverà i beni.
  A seguito della emissione dell'ordine può esserne richiesta conferma,documento contenente tutti i dati dell'ordine con i prezzi pattuiti. Gli Input della fase sono:
  • Dati del fornitore ottimale
  • Conferma d'ordine
  Gli Output della fase sono:
  • Ordine d'acquisto
  Le attività relative al processo sono:
  • Ricevere RDO
  • Emettere l'ordine
  • Richiedere conferma
  • Distribuire copie dell'ordine
  • Archiviare l'ordine
• d) Following dell'ordine Monitorare l'avanzamento dell'ordine per assicurare che le date di consegna siano rispettate è una funzione importante degli acquisti.
  Il fornitore è responsabile della consegna dei beni ordinati, in tempo utile; nel caso l'ufficio acquisti abbia dubbi sul rispetto delle date di consegna, devono intraprendere azioni correttive in tempo utile: sollecitare il trasporto, trovare un fornitore alternativo.
  L'ufficio acquisti è responsabile in caso di cambiamento nei requisiti della fornitura: la richiesta può cambiare nel tempo, pertanto può essere necessario sollecitare alcune voci e tentare di ritardarne altre. Gli Input della fase sono:
  • Solleciti o variazioni dal reparto richiedente
  • Database dei fornitori alternativi
  Gli Output della fase:
  • Solleciti o variazioni ai fornitori
  L'attività relativa al processo è:
  • Invio solleciti o comunicazione di variazioni della fornitura
• e) Gestione fatture Questa fase è affidata alla contabilitá e all´amministrazione.
  Al ricevimento della fattura del fornitore, deve essere verificata la congruenza di tre documenti: l´ordine d´acquisto, il rapporto di ricevimento merci, la fattura.
  Devono comparire su tutti e tre i documenti gli stessi articoli e le stesse quantitá. I prezzi della fattura e gli eventuali sconti, devono essere uguali a quelli dell´ordine.
  In caso di discrepanze, l´ufficio acquisti dovrá risolvere risolvere le differenze.
  Una volta approvata la verifica, la fattura viene inviata alla contabilitá per la registrazione e successivamente all´amministrazione per il pagamento previa autorizzazione. Le fatture pagate vengono poi archiviate. Gli input della fase sono:
  • Le fatture
  Gli output:
  • Fatture pagate ed archiviate.
  L'attività relativa al processo è:
  • Ricevere fatture (contabilitá)
  • Richiedere approvazione (contabilitá)
  • Eventuali chiarimenti (contabilitá)
  • Pagare fatture (amministrazione)
  • Archiviare fatture (amministrazione)
  • Chiarimenti con le banche (amministrazione)