Nella tabella 3.9 riportata nelle pagine seguenti, viene presentata un esempio reale di integrazione delle forniture nel quadro dell'outsourcing Amministrativo effettuato da Unitec per un cliente.
Il cliente ha potuto integrare infatti ben 20 particolari provenienti da 8 diversi fornitori in un'unica richiesta, che successivamente viene da Unitec elaborato con successiva selezione dei fornitori che rispondono alle esigenze del cliente tra i 3240 inseriti nel proprio sistema software, eventualmente smistando più richieste - Anfragen - a diversi produttori.
Nel caso si debba procedere alla ricerca di un particolare fornitore con il quale Unitec non ha mai trattato, vengono utilizzati speciali programmi di ricerca e selezione.
Ricevuta l'offerta dei fornitori interpellati (Angebot), Unitec procede con la valutazione delle stesse, selezionando le migliori; su questa base si prepara l'offerta da fare al cliente, provvedendo ad applicare un margine di servizio.
A questo punto il cliente può rispondere positivamente, accettando le condizioni oppure può contattare Unitec per chiarimenti o per ulteriori richieste, oppure ancora, rifiutare.
Una volta avuta la conferma da parte del cliente attraverso l'ordine definitivo, Unitec invia i propri ordini (Bestellungen) ai fornitori interessati i quali provvedono a consegnare quanto richiesto.
Prima di essere fatte recapitare all'impresa-cliente, le partite di merce, se non si tratta di ordini urgenti vengono convogliate presso un magazzino nei pressi di Monaco di Baviera - se sono composte da merce con peso superiore ai 50 Kg o se particolarmente voluminose, oppure inviate direttamente presso la sede Unitec ad Augsburg.
In entrambi i casi, ogni collo di cui le partite di merce consegnate si compongono, subiscono una serie di accurati controlli.

In particolare viene verificato:
la corrispondenza tra la merce effettivamente consegnata ed i dati che sono riportati sul documento accompagnatorio e sulla fattura, l'integrità fisica di ogni singolo collo, che gli articoli e la quantità della merce consegnata siano effettivamente quelli richiesti ai fornitori.
La spedizione delle merci ordinate dal cliente avviene in un'unica soluzione, a seconda degli accordi presi, in giornata, oppure in settimana o durante il mese.

Effettuando un ordine integrato la ditta cliente è riuscita a raggruppare diversi particolari in un unico ordine, la quale invece di 20 offerte, di 20 consegne, di 20 fatture e relative bolle riceverà semplicemente una copia per ogni documento.
Ciò a permesso quindi di ridurre le transazioni da 8 ad 1, in termini percentuali si ha una riduzione dell'87,5%.
Si capisce, così, come i costi del servizio prestato da Unitec, possano essere assorbiti sia dai risparmi diretti ottenibili - con gli acquisti di grandi quantità di prodotti per diversi clienti Unitec si assicura dai fornitori prezzi molto competitivi - che dai miglioramenti di efficienza ricavabili.
Attraverso gli ordini così integrati, oltre a quanto già detto, si riesce a ridurre considerevolmente anche il numero di volte nelle quali un'impresa normalmente si rivolge ai vettori, sostituendo piccole e frequenti forniture - con costi relativamente elevati - con quantità di merce, trasportate a prezzi proporzionalmente più contenuti.
Anche per quanto riguarda le fatturazioni ed i pagamenti bisogna considerare gli accordi che vengono presi tra Unitec ed i suoi clienti; queste possono, infatti, essere settimanali, oppure mensili; in quest'ultimo caso l'impresa-cliente riceverà massimo 12 fatture all'anno.
Un ruolo importante nell'outsourcing amministrativo è ricoperto dalle communication technologies che permettono ad Unitec di migliorare i tempi di intervento - generalmente è possibile ottenere una risposta da Unitec entro 24 ore - e soprattutto di offrire una serie di servizi altrimenti non possibili.