Capitolo IV: L'analisi dei costi dell'outsourcing degli approvvigionamenti con l'A.B.C.: il caso Unitec Gmbh
4.4.2 I costi dell'esternalizzazione del processo d'approvvigionamento senza la partecipazione del reparto acquisti.
Dal 2002 il cliente ha scelto di attuare una forma di outsourcing in cui il reparto acquisti non deve occuparsi
dell'approvvigionamento dei materiali di fascia B e C.
Questa situazione sarà analizzata in questo paragrafo.
Nella fase di richiesta di materiale da parte del reparto produzione le prime attività restano immutate.
Si differenziano solo dopo l'approvazione della richiesta d'ordine.
Nella seguente tabella i tempi dell'attività sono uguali alle precedenti situazioni, ma la frequenza dell'emissione
della richiesta e dei solleciti del reparto acquisti si riducono rispettivamente a 6,6 e 0,4 volte al giorno poiché riguardano
solo gli acquisti di fascia A. Di conseguenza le quote percentuali dei costi risultano dalla seguente tabella:
Richiesta di materiale |
Tempo (in minuti) |
Quota Percentuale |
Bisogno di materiale |
5 |
0,57% |
Formulazione richiesta RDO |
4 |
0,46% |
Richiesta approvazione |
2 |
0,23% |
Approvazione |
2 |
0,23% |
Emissione RDO(fascia A) |
9 |
0,21% |
Solleciti telefonici(fascia A) |
5 |
0,01% |
Somma |
27 |
1,71% |
Per gli acquisti di fascia B e C, l'approvvigionamento non richiede nessuna attività del reparto acquisti, perché il reparto di
produzione riceve il compito di essere in relazione diretta con l'unico fornitore di materiale di fascia B e C, cioè la Unitec.
Il reparto di produzione dunque provvede alle attività: emissione dell'ordine, richiesta conferma, distribuzione delle copie
alla contabilità, archiviazione delle ordinazioni e sollecito alla Unitec.
Queste attività vengono effettuate in media due volte al giorno cosicché risulta:
volta al giorno, per cui:
Ordinazione (fascia B e C) |
Tempo (in minuti) |
Quota Percentuale |
Emettere l'ordine |
15 |
0,10% |
Richiedere Conferma |
5 |
0,03% |
Distribuire copie |
3 |
0,02% |
Archiviare ordinazioni |
4 |
0,03% |
Sollecitare la Unitec GmbH |
4 |
0,01% |
Somma |
31 |
0,19% |
Nell' ulteriore corso dell'analisi verrà evidenziata solo la riga contenente la somma delle attività, e verrà denominata
"Ordinazioni in Outsourcing".
Inoltre sarà inserita nella tabella di richiesta di materiale in quanto rappresenta un'attività supplementare del reparto di
produzione.
Le attività d'approvvigionamento del reparto acquisti riguardano solo prodotti di fascia A, per cui sono caratterizzate da
una frequenza più bassa.
L'attività di ricezione della richiesta avviene una volta ogni cinque giorni, per cui:
Ordinazione |
Tempo (in minuti) |
Quota Percentuale |
Ricevere la RDO |
35 |
0,18% |
Emettere l'ordine |
12 |
1,38% |
Richiedere Conferma |
5 |
0,57% |
Distribuire copie |
3 |
0,34% |
Archiviare ordinazioni |
4 |
0,46% |
Sollecitare i fornitori |
7 |
0,06% |
Somma |
66 |
2,99% |
Le attività riguardanti il magazzino, la contabilità e l'amministrazione non
subiscono variazioni rispetto all'outsourcing degli approvvigionamenti praticato con la partecipazione del reparto acquisti,
per cui, le percentuali di caricamento rimangono invariate.
La classificazione dei costi può avvenire subito.
Come di consueto associo prima i costi del personale alle singole attività.
Costi per il personale |
Quota Percentuale |
Costi dell'attività |
Attività |
Reparto di produzione: |
0,57% |
€ 5.700,00 |
Bisogno di materiale |
1.000.000 |
0,46% |
€ 4.600,00 |
Formulazione richiesta RDO |
|
0,23% |
€ 2.300,00 |
Richiesta approvazione |
|
0,23% |
€ 2.300,00 |
Approvazione |
|
0,21% |
€ 2.100,00 |
Emissione RDO |
|
0,01% |
€ 100,00 |
Solleciti telefonici |
|
0,19% |
€ 1.900,00 |
Ordinazioni in Outsourcing |
|
1,90% |
€ 19.000,00 |
Somma per l'attività: richiesta di materiale |
Reparto di acquisto: |
0,18% |
€ 450,00 |
Ricevere la RDO |
250.000 |
1,38% |
€ 3.450,00 |
Emettere l'ordine |
|
0,57% |
€ 1.425,00 |
Richiedere Conferma |
|
0,34% |
€ 850,00 |
Distribuire copie |
|
0,46% |
€ 1.150,00 |
Archiviare ordinazioni |
|
0,06% |
€ 150,00 |
Sollecitare i fornitori |
|
2,99% |
€ 7.475,00 |
Somma per l'attività: Ordinazione |
Magazzino |
5,00% |
€ 10.000,00 |
Accettazioni di merce |
200.000 |
2,71% |
€ 5.420,00 |
Controlli di merce |
|
0,26% |
€ 520,00 |
Chiarimenti con fornitori |
|
7,97% |
€ 15.940,00 |
Somma per l'attività: Ricevimento merci |
Contabilità: |
1,55% |
€ 2.325,00 |
Ricezione fatture |
150.000 |
0,56% |
€ 840,00 |
Approvazione fatture |
|
0,42% |
€ 630,00 |
Gestione fatture non conformi |
|
2,53% |
€ 3.795,00 |
Somma per l'attività: Controllo Fatture |
Amministrazione: |
4,02% |
€ 8.040,00 |
Pagamento fatture |
200.000 |
0,77% |
€ 1.540,00 |
Archiviazione fatture |
|
1,04% |
€ 2.080,00 |
Chiarimenti con le banche |
|
5,83% |
€ 11.660,00 |
Somma per l'attività: Pagamento Fatture |
Ora bisogna allocare i costi per gli ammortamenti strutture e macchine:
Ammortamenti Stutture e Macchine |
Quota Percentuale |
Costi dell'attività |
Attività |
Reparto di produzione: |
0,57% |
€ 7.980,00 |
Bisogno di materiale |
1.400.000 |
0,46% |
€ 6.440,00 |
Formulazione richiesta RDO |
|
0,23% |
€ 3.220,00 |
Richiesta approvazione |
|
0,23% |
€ 3.220,00 |
Approvazione |
|
0,21% |
€ 2.940,00 |
Emissione RDO |
|
0,01% |
€ 140,00 |
Solleciti telefonici |
|
0,19% |
€ 2.660,00 |
Ordinazioni in Outsourcing |
|
1,90% |
€ 26.600,00 |
Somma per l'attività: richiesta di materiale |
Reparto di acquisto: |
0,18% |
€ 45,00 |
Ricevere la RDO |
25.000 |
1,38% |
€ 345,00 |
Emettere l'ordine |
|
0,57% |
€ 142,50 |
Richiedere Conferma |
|
0,34% |
€ 85,00 |
Distribuire copie |
|
0,46% |
€ 115,00 |
Archiviare ordinazioni |
|
0,06% |
€ 15,00 |
Sollecitare i fornitori |
|
2,99% |
€ 747,50 |
Somma per l'attività: Ordinazione |
Magazzino |
5,00% |
€ 5.000,00 |
Accettazioni di merce |
100.000 |
2,71% |
€ 2.710,00 |
Controlli di merce |
|
0,26% |
€ 260,00 |
Chiarimenti con fornitori |
|
7,97% |
€ 7.970,00 |
Somma per l'attività: Ricevimento merci |
Contabilità: |
1,55% |
€ 387,50 |
Ricezione fatture |
25.000 |
0,56% |
€ 140,00 |
Approvazione fatture |
|
0,42% |
€ 105,00 |
Gestione fatture non conformi |
|
2,53% |
€ 632,50 |
Somma per l'attività: Controllo Fatture |
Amministrazione: |
4,02% |
€ 1.005,00 |
Pagamento fatture |
25.000 |
0,77% |
€ 192,50 |
Archiviazione fatture |
|
1,04% |
€ 260,00 |
Chiarimenti con le banche |
|
5,83% |
€ 1.457,50 |
Somma per l'attività: Pagamento Fatture |
I costi dei consumi di energia e materiali sono evidenziati nella seguente tabella:
Energia e consumo materiali |
Quota Percentuale |
Costi dell'attività |
Attività |
Reparto di produzione: |
0,57% |
€ 1.425,00 |
Bisogno di materiale |
250.000 |
0,46% |
€ 1.150,00 |
Formulazione richiesta RDO |
|
0,23% |
€ 575,00 |
Richiesta approvazione |
|
0,23% |
€ 575,00 |
Approvazione |
|
0,21% |
€ 525,00 |
Emissione RDO |
|
0,01% |
€ 25,00 |
Solleciti telefonici |
|
0,19% |
€ 475,00 |
Ordinazioni in Outsourcing |
|
1,90% |
€ 4.275,00 |
Somma per l'attività: richiesta di materiale |
Reparto di acquisto: |
0,18% |
€ 9,00 |
Ricevere la RDO |
5.000 |
1,38% |
€ 69,00 |
Emettere l'ordine |
|
0,57% |
€ 28,50 |
Richiedere Conferma |
|
0,34% |
€ 17,00 |
Distribuire copie |
|
0,46% |
€ 23,00 |
Archiviare ordinazioni |
|
0,06% |
€ 3,00 |
Sollecitare i fornitori |
|
2,99% |
€ 149,50 |
Somma per l'attività: Ordinazione |
Magazzino |
5,00% |
€ 750,00 |
Accettazioni di merce |
15.000 |
2,71% |
€ 406,50 |
Controlli di merce |
|
0,26% |
€ 39,00 |
Chiarimenti con fornitori |
|
7,97% |
€ 1.195,50 |
Somma per l'attività: Ricevimento merci |
Contabilità: |
1,55% |
€ 387,50 |
Ricezione fatture |
25.000 |
0,56% |
€ 140,00 |
Approvazione fatture |
|
0,42% |
€ 105,00 |
Gestione fatture non conformi |
|
2,53% |
€ 632,50 |
Somma per l'attività: Controllo Fatture |
Amministrazione: |
4,02% |
€ 1.005,00 |
Pagamento fatture |
25.000 |
0,77% |
€ 192,50 |
Archiviazione fatture |
|
1,04% |
€ 260,00 |
Chiarimenti con le banche |
|
5,83% |
€ 1.457,50 |
Somma per l'attività: Pagamento Fatture |
Infine gli altri costi:
Altri |
Quota Percentuale |
Costi dell'attività |
Attività |
Reparto di produzione: |
0,57% |
€ 883,50 |
Bisogno di materiale |
155.000 |
0,46% |
€ 713,00 |
Formulazione richiesta RDO |
|
0,23% |
€ 356,50 |
Richiesta approvazione |
|
0,23% |
€ 356,50 |
Approvazione |
|
0,21% |
€ 325,50 |
Emissione RDO |
|
0,01% |
€ 15,50 |
Solleciti telefonici |
|
0,19% |
€ 294,50 |
Ordinazioni in Outsourcing |
|
1,90% |
€ 2.945,00 |
Somma per l'attività: richiesta di materiale |
Reparto di acquisto: |
0,18% |
€ 252,00 |
Ricevere la RDO |
140.000 |
1,38% |
€ 1.932,00 |
Emettere l'ordine |
|
0,57% |
€ 798,00 |
Richiedere Conferma |
|
0,34% |
€ 476,00 |
Distribuire copie |
|
0,46% |
€ 644,00 |
Archiviare ordinazioni |
|
0,06% |
€ 84,00 |
Sollecitare i fornitori |
|
2,99% |
€ 4.186,00 |
Somma per l'attività: Ordinazione |
Magazzino |
5,00% |
€ 6.500,00 |
Accettazioni di merce |
130.000 |
2,71% |
€ 3.523,00 |
Controlli di
merce |
|
0,26% |
€ 338,00 |
Chiarimenti con
fornitori |
|
7,97% |
€ 10.361,00 |
Somma per
l'attività: Ricevimento merci |
Contabilità: |
1,55% |
€ 852,50 |
Ricezione
fatture |
55.000 |
0,56% |
€ 308,00 |
Approvazione
fatture |
|
0,42% |
€ 231,00 |
Gestione
fatture non conformi |
|
2,53% |
€ 1.391,50 |
Somma per
l'attività: Controllo Fatture |
Amministrazione: |
4,02% |
€ 2.211,00 |
Pagamento
fatture |
55.000 |
0,77% |
€ 423,50 |
Archiviazione
fatture |
|
1,04% |
€ 572,00 |
Chiarimenti con
le banche |
|
5,83% |
€ 3.206,50 |
Somma per
l'attività: Pagamento Fatture |
I costi totali delle singole attività e del processo sono calcolati come somma dei differenti tipi di costi di questa seconda configurazione di outsourcing.
Costo del Processo |
Personale |
Ammortamenti Struttura e Macchine |
Energia e consumo di materiale |
Altri |
costi di attività |
Bisogno di materiale |
€ 5.700,00 |
€
7.980,00 |
€
1.425,00 |
€
883,50 |
€ 15.988,50 |
Formulazione richiesta RDO |
€ 4.600,00 |
€
6.440,00 |
€
1.150,00 |
€
713,00 |
€ 12.903,00 |
Richiesta approvazione |
€ 2.300,00 |
€
3.220,00 |
€
575,00 |
€
356,50 |
€ 6.451,50 |
Approvazione |
€ 2.300,00 |
€
3.220,00 |
€
575,00 |
€
356,50 |
€ 6.451,50 |
Emissione RDO |
€ 2.100,00 |
€
2.940,00 |
€
525,00 |
€
325,50 |
€ 5.890,50 |
Solleciti telefonici |
€ 100,00 |
€
140,00 |
€
25,00 |
€
15,50 |
€ 280,50 |
Ordinazioni in Outsourcing |
€ 1.900,00 |
€
2.660,00 |
€
475,00 |
€
294,50 |
€ 5.329,50 |
Somma per l'attività: richiesta di materiale |
€ 19.000,00 |
€
26.600,00 |
€
4.750,00 |
€
2.945,00 |
€
53.295,00 |
Ricevere la RDO |
€ 450,00 |
€
45,00 |
€ 9,00 |
€
252,00 |
€ 756,00 |
Emettere l'ordine |
€ 3.450,00 |
€ 345,00 |
€
69,00 |
€
1.932,00 |
€ 5.796,00 |
Richiedere Conferma |
€ 1.425,00 |
€
142,50 |
€
28,50 |
€
798,00 |
€ 2.394,00 |
Distribuire copie |
€ 850,00 |
€
85,00 |
€
17,00 |
€ 476,00 |
€ 1.428,00 |
Archiviare ordinazioni |
€ 1.150,00 |
€
115,00 |
€
23,00 |
€
644,00 |
€ 1.932,00 |
Sollecitare i fornitori |
€ 150,00 |
€
15,00 |
€ 3,00 |
€
84,00 |
€ 252,00 |
Somma per l'attività: Ordinazione |
€ 7.475,00 |
€
747,50 |
€
149,50 |
€
4.186,00 |
€
12.558,00 |
Accettazioni di merce |
€ 10.000,00 |
€
5.000,00 |
€
750,00 |
€
6.500,00 |
€ 22.250,00 |
Controlli di merce |
€ 5.420,00 |
€
2.710,00 |
€
406,50 |
€
3.523,00 |
€ 12.059,50 |
Chiarimenti con fornitori |
€ 520,00 |
€
260,00 |
€
39,00 |
€
338,00 |
€ 1.157,00 |
Somma per l'attività: Ricevimento merci |
€ 15.940,00 |
€
7.970,00 |
€
1.195,50 |
€
10.361,00 |
€
35.466,50 |
Ricezione fatture |
€ 2.325,00 |
€
387,50 |
€
387,50 |
€
852,50 |
€ 3.952,50 |
Approvazione fatture |
€ 840,00 |
€
140,00 |
€
140,00 |
€
308,00 |
€ 1.428,00 |
Gestione fatture non conformi |
€ 630,00 |
€
105,00 |
€
105,00 |
€
231,00 |
€ 1.071,00 |
Somma per l'attività: Controllo Fatture |
€ 3.795,00 |
€
632,50 |
€
632,50 |
€ 1.391,50 |
€ 6.451,50 |
Pagamento fatture |
€ 8.040,00 |
€
1.005,00 |
€
1.005,00 |
€
2.211,00 |
€ 12.261,00 |
Archiviazione fatture |
€ 1.540,00 |
€
192,50 |
€
192,50 |
€
423,50 |
€ 2.348,50 |
Chiarimenti con le banche |
€ 2.080,00 |
€
260,00 |
€
260,00 |
€
572,00 |
€ 3.172,00 |
Somma per l'attività: Pagamento Fatture |
€ 11.660,00 |
€
1.457,50 |
€
1.457,50 |
€
3.206,50 |
€
17.781,50 |
Somma totale |
€
57.870,00 |
€
37.407,50 |
€
8.185,00 |
€
22.090,00 |
€ 125.552,50 |
I costi di approvvigionamento annuale raggiungono ora il valore di 125.552,50 €.
I costi per l'approvvigionamento per i materiali di fascia B e C saranno calcolati, come prima,
come differenza tra i costi totali e i costi legati all'approvvigionamento di materiali di fascia
A non interessati dal processo di Outsourcing.
Attività |
Costi Totali |
Costi per l'approvv. di fascia A |
Costi per l'approvv. di fascia B e C |
|
Bisogno di materiale |
€ 15.988,50 |
€ 3.197,70 |
€ 12.790,80 |
|
Formulazione richiesta RDO |
€ 12.903,00 |
€ 2.580,60 |
€ 10.322,40 |
|
Richiesta approvazione |
€ 6.451,50 |
€ 1.290,30 |
€ 5.161,20 |
|
Approvazione |
€ 6.451,50 |
€ 1.290,30 |
€ 5.161,20 |
|
Emissione RDO |
€ 5.890,50 |
€ 5.778,30 |
€ 112,20 |
|
Solleciti telefonici |
€ 280,50 |
€ 168,30 |
€ 112,20 |
|
Ordinazioni in Outsourcing |
€ 5.329,50 |
|
€ 5.329,50 |
|
Somma per l'attività: richiesta di materiale |
€ 53.295,00 |
€ 14.305,50 |
€ 38.989,50 |
|
Ricevere la RDO |
€ 756,00 |
€ 764,40 |
-€
8,40 |
|
Emettere l'ordine |
€ 5.796,00 |
€ 5.779,20 |
€ 16,80 |
|
Richiedere Conferma |
€ 2.394,00 |
€ 2.402,40 |
-€
8,40 |
|
Distribuire copie |
€ 1.428,00 |
€ 1.444,80 |
-€
16,80 |
|
Archiviare ordinazioni |
€ 1.932,00 |
€ 1.923,60 |
€ 8,40 |
|
Sollecitare i fornitori |
€ 252,00 |
€ 243,60 |
€ 8,40 |
|
Somma per l'attività: Ordinazione |
€ 12.558,00 |
€ 12.558,00 |
€ - |
|
Accettazioni di merce |
€ 22.250,00 |
€ 6.354,60 |
€ 15.895,40 |
|
Controlli di merce |
€ 12.059,50 |
€ 3.497,70 |
€ 8.561,80 |
|
Chiarimenti con fornitori |
€ 1.157,00 |
€ 453,90 |
€ 703,10 |
|
Somma per l'attività: Ricevimento merci |
€ 35.466,50 |
€ 10.306,20 |
€ 25.160,30 |
|
Ricezione fatture |
€ 3.952,50 |
€ 2.764,20 |
€ 1.188,30 |
|
Approvazione fatture |
€ 1.428,00 |
€ 1.402,50 |
€ 25,50 |
|
Gestione fatture non conformi |
€ 1.071,00 |
€ 510,00 |
€ 561,00 |
|
Somma per l'attività: Controllo Fatture |
€ 6.451,50 |
€ 4.676,70 |
€ 1.774,80 |
|
Pagamento fatture |
€ 12.261,00 |
€ 12.114,60 |
€ 146,40 |
|
Archiviazione fatture |
€ 2.348,50 |
€ 2.330,20 |
€ 18,30 |
|
Chiarimenti con le banche |
€ 3.172,00 |
€ 634,40 |
€ 2.537,60 |
|
Somma per l'attività: Pagamento Fatture |
€ 17.781,50 |
€ 15.079,20 |
€ 2.702,30 |
|
Somma totale |
€ 125.552,50 |
€ 56.925,60 |
€ 68.626,90 |
|
Dunque, i costi d'approvvigionamento per materiali di fascia B e C sono pari a 68.626,90 €.
Rimane da confrontare questi dati con il processo interno d'approvvigionamento di materiali di fascia B e C per valutare
i vantaggi apportati da Unitec
Attività |
Processo Interno |
Outsourcing degli approvvigionamenti (2) |
Differenza |
|
Bisogno di materiale |
€ 12.790,80 |
€ 12.790,80 |
€ -
|
|
Formulazione richiesta RDO |
€ 10.322,40 |
€ 10.322,40 |
€ -
|
|
Richiesta approvazione |
€ 5.161,20 |
€ 5.161,20 |
€ - |
|
Approvazione |
€ 5.161,20 |
€ 5.161,20 |
€ -
|
|
Emissione RDO |
€ 23.113,20 |
€ 112,20 |
€ 23.001,00 |
|
Solleciti telefonici |
€
673,20 |
€ 112,20 |
€ 561,00 |
|
Ordinazioni in Outsourcing |
|
€ 5.329,50 |
-€ 5.329,50 |
|
Somma per l'attività: richiesta di materiale |
€ 57.222,00 |
€ 38.989,50 |
€ 18.232,50 |
|
Ricevere la RDO |
€ 3.057,60 |
-€ 8,40 |
€ 3.066,00 |
|
Emettere l'ordine |
€ 23.116,80 |
€ 16,80 |
€ 23.100,00 |
|
Richiedere Conferma |
€
9.609,60 |
-€ 8,40 |
€ 9.618,00 |
|
Distribuire copie |
€ 5.779,20 |
-€ 16,80 |
€ 5.796,00 |
|
Archiviare ordinazioni |
€ 7.694,40 |
€ 8,40 |
€ 7.686,00 |
|
Sollecitare i fornitori |
€ 974,40 |
€ 8,40 |
€ 966,00 |
|
Somma per l'attività: Ordinazione |
€ 50.232,00 |
€ -
|
€ 50.232,00 |
|
Accettazioni di merce |
€ 25.418,40 |
€ 15.895,40 |
€ 9.523,00 |
|
Controlli di merce |
€ 13.990,80 |
€ 8.561,80 |
€ 5.429,00 |
|
Chiarimenti con fornitori |
€ 1.815,60 |
€ 703,10 |
€ 1.112,50 |
|
Somma per l'attività: Ricevimento merci |
€ 41.224,80 |
€ 25.160,30 |
€ 16.064,50 |
|
Ricezione fatture |
€ 11.056,80 |
€ 1.188,30 |
€
9.868,50 |
|
Approvazione fatture |
€ 5.610,00 |
€ 25,50 |
€ 5.584,50 |
|
Gestione fatture non conformi |
€ 2.040,00 |
€ 561,00 |
€ 1.479,00 |
|
Somma per l'attività: Controllo Fatture |
€ 18.706,80 |
€ 1.774,80 |
€ 16.932,00 |
|
Pagamento fatture |
€ 48.458,40 |
€ 146,40 |
€ 48.312,00 |
|
Archiviazione fatture |
€ 9.320,80 |
€
18,30 |
€ 9.302,50 |
|
Chiarimenti con le banche |
€ 2.537,60 |
€ 2.537,60 |
€ -
|
|
Somma per l'attività: Pagamento Fatture |
€ 60.316,80 |
€ 2.702,30 |
€ 57.614,50 |
|
Somma totale |
€
227.702,40 |
€ 68.626,90 |
€
159.075,50 |
|
Il risultato mostra un risparmio dei costi di 159.075,50 €, cioè il 70% dei costi del processo interno d'approvvigionamento.
Si può affermare che il cliente in questione ha effettivamente riscontrato che l'introduzione dell'outsourcing degli
approvvigionamenti di materiali di fascia B e C, tramite un accordo stipulato con la Unitec, ha portato ad un evidente vantaggio
in termini di riduzione dei costi di processo.
Bisogna, tuttavia, considerare altri aspetti rilevanti che concorrono ad una scelta di outsourcing che verranno illustrati
nel prossimo paragrafo per completare questa analisi.
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