Con il termine eCatalog intendiamo un qualsiasi applicativo che supporti il processo di acquisto ricorsivo nel tempo, su catalogo Web, di prodotti e servizi per i quali siano giá definite nel tempo le condizioni di fornitura e che non rientrano nei normali canali di approvvigionamento direttamente legati alla pianificazione della "produzione".
Le attivitá del processo possono essere schematizzate nelle seguenti fasi:

• Gestione del catalogo, che consiste essenzialmente nel caricamento e nell´aggiornamento dei contenuti del catalogo.
• Generazione della richiesta di acquisto, ossia identificazione dei prodotti/servizi corrispondenti al fabbisogno mediante consultazione del catalogo, e ottenimento del preventivo di spesa con l´eventuale conferma delle condizioni di fornitura (tempi e modalitá di consegna).
• Autorizzazione ed emissione dell´ordine, ossia verifica dell´autorizzazione alla spesa, generalmente in funzione della autonomia decisionale del buyer e della categoria merceologica in esame, ed emissione dell´ordine al fornitore( o ai fornitori).
• Logistica, cioè l´allestimento, spedizione e consegna della merce al punto di stoccaggio/utilizzo, ricezione e verifica della conformitá .
• Gestione del ciclo Amministrativo-contabile, che include la verifica del rispetto delle condizioni contrattuali, la ricezione della fattura ed il pagamento.

• Interfaccia Web del catalogo, che definisce la sua struttura a livello di categorie e attributi e include gli strumenti di ricerca dei prodotti che si intende acquistare.
• Strumenti a supporto della gestione dei contenuti del catalogo (caricamento e aggiornamento).
• Stumenti di workflow, per la gestione del ciclo autorizzativo della richiesta di acquisto.
• Strumenti di richiesta di offerta a supporto dell´acquisto di prodotti non inclusi nel catalogo o per la gestione di variazioni nelle specifiche.
• Strumenti di integrazione con i sistemi gestionali dell´azienda ma anche con quelli dei fornitori ed eventualmente dei vettori logistici coinvolti nella consegna dei prodotti ordinati.

• Completamente interne. Tutti i cataloghi sono caricati e gestiti sulla Intranet aziendale attraverso l´utilizzo di una piattaforma tecnologica di proprietá dell´azienda.
• Consortile, i cataloghi sono gestiti da un marketplace consortile, sulla base della propria piattaforma tecnologica condivisa con tutte le aziende socie di capitale.
• Esterna basata su eCatalog Service Provider, i cataloghi sono caricati su una piattaforma tecnologica messa a disposizione da un operatore specializzato in una modalitá simile all´affitto(application service providing) per gestire gli acquisti ricorsivi. A volte il provider si occupa anche della gestione dei contenuti del catalogo, mentre la gestione del ciclo amministrativo-contabile e della logistica ricade in genere sull´azienda
• Esterna basata su eCatalog Process Outsourcer. I cataloghi sono gestiti in toto, per conto dell´azienda utente (buyer), da un operatore esterno specializzato, il quale si occupa non solo della gestione della piattaforma tecnologica e del caricamento e aggiornamento dei contenuti, ma anche del ciclo amministrativo-contabile e a volte, delle attivitá logistiche di consegna.
• Esterna basata su Marketplace. I cataloghi utilizzati dall´azienda sono quelli presenti su un marketplace a cui l´azienda è iscritta. Si tratta in genere di cataloghi "generali" pubblici, non personalizzati per la singola azienda.