4.8 Prima e dopo la fornitura integrata: confronto

In questo paragrafo vengono analizzate e confrontate le differenze indotte dall'adozione dell'outsourcing degli approvvigionamenti nella forma della fornitura integrata di Unitec, basandosi sui rilevamenti effettuati nell'impresa "A" e sulle stime elaborate nei precedenti paragrafi.

Tale comparazione viene fatta su due piani diversi; in primo luogo vengono analizzati direttamente i tempi reparto per reparto, rilevandone le differenze per attività e per interferenze. In secondo luogo, verranno osservate le variazioni che si creano nel rapporto con il quale si distribuiscono le attività e le interferenze per ogni reparto.

4.8.1 Le riduzione del tempo negli approvvigionamenti

La prima conseguenza indotta dalla fornitura integrata di Unitec, è la riduzione netta del tempo che l'impresa dedica alla gestione degli approvvigionamenti. Le tabelle ed i grafici qui sotto riportati in successione sono relativi, rispettivamente, ai tempi riassuntivi che si stima possano venire dedicati dal personale dei diversi reparti dell'impresa "A" per le forniture, una volta adottato l'outsourcing degli approvvigionamenti (tabella 4.45) e le differenze assolute (tabella 4.47) e relative (tabella 4.48) per reparto e per tipo di attività tra i tempi registrati prima e dopo l'applicazione della fornitura integrata di Unitec. Nel grafico 4.46, sono rappresentati i tempi rilevati nei reparti dell'impresa campione - in rosso - e quelli che si stima possano essere raggiunti - in blu -.
Tab. 4.45 : La distribuzione riassuntiva dei tempi settimanali per categorie di attività tra i reparti, stimati con la fornitura integrata.
Fig. 4.46 : Rappresentazione dei tempi impiegati ogni settimana dai dipendenti dei diversi reparti per al gestione delle forniture, prima - in rosso - e dopo - in blu - la fornitura integrata.

Si noterà subito che il reparto maggiormente coinvolto nei processi di approvvigionamento rimane quello commerciale; tuttavia, considerando il numero di addetti per reparto, sono i reparti logistico ed amministrativo che impiegano più tempo alla settimana in operazioni connesse alle forniture. Si tratta di un'inversione di tendenza che induce a concludere che proprio il reparto commerciale sia quello che ha trovato maggiore giovamento dall'e-procurement, permettendo un maggior risparmio di tempo.
A riprova di ciò, basta rifarsi ai dati delle tabelle 4.47 e 4.48: ogni addetto del reparto commerciale risparmia più di 14 ore settimanali (2 ore e 48 minuti al giorno), riducendo cioè le mansioni connesse agli approvvigionamenti mediamente dell'87.3%. Ciò è determinato congiuntamente da una forte riduzione delle attività (-87%) e della relative interferenze, che diminuiscono più che proporzionalmente di ben il 95.8%. Per quanto riguarda le sole attività dirette connesse agli approvvigionamenti, è l'addetto al reparto amministrativo a risparmiare più tempo con più di 8 ore e mezzo alla settimana; tuttavia se considerate in rapporto al monte ore totale, la diminuzione è pari a quasi l'80%. E' da notare che l'amministrazione, pur caratterizzata già in partenza da interferenze dirette piuttosto basse, con la fornitura integrata è riuscita comunque a ridurne la misura di due terzi.

Tab. 4.47 : I miglioramenti di tempo assoluti ottenibili ogni settimana con la fornitura integrata per reparto e per tipologia di attività.

Anche il reparto logistico presenta un dato che pare in controtendenza rispetto agli altri reparti aziendali; la diminuzione delle attività, infatti, è pari al 42%, decisamente meno decisa rispetto agli altri valori che variano dal 79,5% all'87%. Il motivo risiede nel rapporto tra attività ed interferenze dell'ente: contrariamente agli altri reparti, infatti, la maggior parte del tempo è normalmente speso per le interferenze dirette - 5 ore e 11 minuti settimanali pari al 47.5% del tempo totale - mentre le attività vere e proprie occupano, secondo quanto rilevato direttamente, un tempo più ridotto - circa tre ore -; il taglio rispettivamente di 4 ore e 49 minuti e di 2 ore e 17 minuti, conseguentemente, comporta una riduzione percentuale nettamente maggiore delle interferenze rispetto alle attività.
Tab. 4.48 : Il guadagno di tempo relativo ottenibile con la fornitura integrata per reparto e tipologia di attività.

La riduzione della interferenze trasversali, come si può notare, risulta relativamente meno pronunciata rispetto alle attività e alle interferenze dirette. In quasi tutti gli enti aziendali queste diminuiscono in maniera sorprendentemente omogenea di circa un'ora e mezza, con l'eccezione del reparto centralino segreteria, che tuttavia, non presentando alcun tipo di interferenze dirette, è da considerare, sotto questo punto di vista, un caso un po'a parte. Ciò è dovuto, contemporaneamente, sia al fatto che, in partenza, le interferenze trasversali hanno un valore di tempo più basso rispetto alle attività ed alle interferenze dirette, sia al fatto che esse sono legate a fattori che non vengono del tutto eliminati estenalizzando la gestione delle forniture e comunque meno sensibili al diminuito volume di lavoro.
Riassumendo, secondo i dati riportati, si può affermare che nel caso specifico dell'impresa "A", l'introduzione della fornitura integrata di Unitec comporterebbe in media una riduzione delle interferenze dirette del 93.8%, delle attività dell'81% e delle interferenze trasversali del 66.9%, per una riduzione dei tempi totali dedicati alle mansioni relative agli approvvigionamenti attorno all'81%.

In particolare, gli enti aziendali che maggiormente ne trarrebbero vantaggio sarebbero, nell'ordine, il reparto commerciale, il reparto centralino-segreteria, il reparto amministrativo e quello logistico. Nel primo e nel quarto, si potrebbero verificare forti riduzioni soprattutto delle interferenze dirette, negli altri due, invece delle attività. Questo differente comportamento dipende in gran parte dalla natura delle mansioni svolte: il reparto centralino-segreteria, così come l'amministrazione, risulta maggiormente sensibile al variare dei volumi di informazioni trattati, ed infatti, per questi enti, sono le riduzioni di tempo relative alle attività a contribuire in modo determinante alla riduzione dei tempi; il reparto logistico e quello commerciale, invece in media, dimostrano di trovare particolare giovamento soprattutto dalla diminuzione delle interferenze dirette.
I dati si riflettono nei tempi medi per dipendente. Senza la fornitura integrata, un dipendente dei reparti interessati, dedica mediamente circa 12 ore e 48 minuti alla settimana ad attività connesse alle forniture. Con l'outsourcing degli approvvigionamenti, tale valore si stima possa scende a circa 2 ore e 25 minuti, come riportato con maggior dettaglio nella tabella 4.49 e nella figura 4.50.
Tab. 4.49 : Il tempo medio settimanale impiegato da ogni dipendente dell'impresa campione nelle attività di fornitura suddivisi per categorie.
Fig. 4.50 : Rappresentazione grafica del tempo medio settimanale impiegato da ogni dipendente dell'impresa campione nelle attività di fornitura suddivisi per categorie, con - in blu - e senza - in rosso - la fornitura integrata.

Il risparmio di tempo così ottenibile, è importante non solo perché permette di ridurre gran parte dei costi gestionali, ma anche perché, contemporaneamente, permette di liberare risorse da investire in mansioni più vicine al core business aziendale, quelle cioè, maggiormente contribuiscono al valore aggiunto dell'impresa.
Tab. 4.51 : Con l'outsourcing degli approvvigionamenti, diminuisce il tempo che ogni reparto deve dedicare alla gestione delle forniture.

Ad esempio il reparto commerciale dell'impresa "A" si occupa, oltre che degli approvvigionamenti, anche della vendita e del servizio post-vendita, nonché di alcuni aspetti dell'attività di marketing; il tempo settimanale che viene dedicato per queste azioni è pari al 59.6% - come facilmente ricavabile dalla tabella 4.51 -. Se venisse introdotta la fornitura integrata, questo valore salirebbe al 94.9%! E' chiaro che l'incisività nelle vendite del reparto commerciale ne trarrebbe un gran giovamento. Mediamente per i quattro enti aziendali studiati, il tempo settimanale dedicato alla gestione delle forniture ammontava al 32% del tempo disponibile; successivamente tale valore si riduce fino al 6.1%, con un guadagno di tempo per attività più vicine al core business di quasi il 26%, il che corrisponde ad un recupero netto di circa 2 ore al giorno per ogni dipendente!
Fig. 4.52 : Rappresentazione grafica del tempo dedicato alle forniture da ogni reparto (in percentuale) senza - in rosso - e con - in blu - l'outsourcing degli approvvigionamenti.

Un altro effetto prodotto dall'e-procurement di Unitec, è la diversa distribuzione tra i reparti coinvolti, del tempo dedicato alle attività relative alle forniture; questo oltre a diminuire, viene ripartito in maniera più omogenea, come si può dedurre dalla tabella 4.53. In sostanza, successivamente all'applicazione della fornitura integrata, il grado di coinvolgimento nel processo di fornitura degli enti diventa più uniforme (figura 4.54); il reparto commerciale, ad esempio, rimane senz'altro l'ente aziendale che per la maggior parte si occupa di approvvigionamenti; tuttavia, il tempo speso rispetto a quello degli altri reparti passa dal 50.5% al 33.8%. Al contrario, aumenta l'importanza relativa del reparto logistico ed amministrativo, mentre il valore di coinvolgimento del reparto centralino-segreteria rimane praticamente inalterato.
Tab. 4.53 : Con la fornitura integrata, il tempo settimanale dedicato agli approvvigionamenti viene distribuito meglio tra i reparti coinvolti
Fig. 4.54 : Rappresentazione grafica della diversa partecipazione dei reparti alle attività inerenti gli approvvigionamenti, con - in blu - e senza - in rosso rossa - la fornitura integrata.