4.3.4 Il reparto amministrativo

Il reparto amministrativo si occupa di una serie di attività molto importanti e delicate che possono essere riassunte in quattro grandi filoni: la gestione delle fatture, sia in entrata - dai fornitori -, che in uscita - verso i clienti - ; la gestione dei pagamenti da effettuare e da ricevere, la tenuta della contabilità e la gestione dell'aspetto fiscale (dichiarazione dei redditi, pagamento delle imposte), la gestione del pagamento dei dipendenti.
Nell'impresa "A" il personale anche in questo caso è composto da un solo dipendente; è chiaro che il lavoro cui è chiamato a rispondere è notevole. Per questo motivo, una parte delle mansioni relative alla gestione della contabilità, vengono delegate ad un ufficio esterno, il quale riceve ogni settimana una serie di informazioni - tra le quali i dati sulle fatture da pagare - su documenti trasferiti attraverso l'ausilio di un supporto magnetico (floppy disk); la consegna viene effettuata personalmente dal dipendente, grazie al fatto che l'ufficio di supporto si trova nelle immediate vicinanze dell'impresa campione. Anche in questo caso, di tutta l'attività dell'ufficio amministrativo, sono state rilevate solo quelle procedure che sono interconnesse direttamente con gli approvvigionamenti che, come si vedrà meglio in seguito, occupano circa il 34% del tempo lavorativo settimanale.

A- Reparto amministrativo - Attività

Le attività concernenti direttamente le forniture sono essenzialmente tre e riguardano la preparazione e la consegna all'ufficio esterno di supporto dei dati relativi alle fatture ricevute dai fornitori, la gestione interna ed il pagamento di tali fatture ed il controllo della situazione dei pagamenti.

A- Preparazione ed invio dati all'ufficio esterno. Ogni settimana vengono preparati una serie di dati contabili, alcuni dei quali relativi alle fatture pervenute dai fornitori; il tempo riportato in tabella è relativo solo a questi ultimi. Una volta raccolti e verificati tutti i dati, questi vengono inseriti in un floppy disk e consegnati a mano dal dipendente del reparto amministrativo. Si tratta, in sostanza, dell'esternalizzazione di una parte delle attività di contabilità, attraverso la quale si mira ad ottenere un maggior risparmio di tempo per il reparto, il quale può dedicarsi a tutte le altre attività. In tutto l'operazione richiede circa mezz'ora alla settimana

B- Gestione e pagamento delle fatture. Le fatture vengono generalmente consegnate dal vettore insieme alla merce. Queste sono prese in consegne direttamente dall'ufficio amministrativo, il quale provvedere a verificare in sistema se i dati della fattura sono corretti, incrociando i dati dei preventivi ricevuti e degli ordini inviati. Dopo aver verificato ciò, gli estremi della fattura sono registrati in sistema, e le fatture consegnate al reparto centralino-segreteria per l'archiviazione. Una volta al giorno vengono preparati ed inviati alla banca via posta, i documenti e gli estremi per il pagamento dei fornitori, aggiornando i dati in sistema. L'insieme di queste operazioni necessita di 9h 17'20".
Tab. 4.18 : Le attività connesse all'approvvigionamento del reparto amministrativo.

C- Controllo situazione dei pagamenti. Si tratta di un'insieme di operazioni che vengono svolte ogni giorno, al fine di verificare il buon esito dei pagamenti - generalmente in conto corrente -. Per fare ciò viene contatta la banca alla quale l'impresa si affida, e viene appurato se non siano sorti problemi di alcun tipo. Ad esempio, anche se di rado, possono verificarsi errori di trascrizione dei codici relativi alle banche o ai conti correnti sui quali devono essere fatti i pagamenti. Se non si verificano problemi, il tempo necessario per questo tipo di controllo è di 57'45" settimanali. I dati di riferimento sono riportati nel paragrafo 5.2, alla pagina 222.

B- Reparto amministrativo - Interferenze

Le interferenze che si possono generare nel reparto amministrativo sono riconducibili a due tipologie; da una parte vi possono essere problemi relativi ai pagamenti, dall'altro le fatture pervenute possono presentare alcune difformità, che impongono controlli e chiarimenti. Il che comporta un rallentamento dei processi nelle normali attività.

E' importante precisare come la quantificazione di tale tipo di interferenze derivi dalla osservazioni direttamente svolte, ma è chiaro che, in realtà, il tempo perso potrebbe essere anche molto maggiore rispetto a quanto riportato; ad esempio potrebbe risultare particolarmente difficile rintracciare il funzionario bancario che si occupa della pratica, e ciò potrebbe comportare una serie di tentativi di contatti telefonici. D'altronde si è cercato di rappresentare un quadro che rispecchi quanto più possibile le attività ed i problemi mediamente riscontrati. Per questo motivo sono state riportate solo le interferenze più frequenti e comuni.

D- Problemi di pagamento. E' possibile che si verifichino problemi che impediscono l'esecuzione dei pagamenti ai fornitori; tale situazione può essere riscontrata attraverso i controlli che l'ufficio amministrativo predispone ogni giorno, oppure può essere la stessa banca ad attivarsi ed a comunicare il problema. Nella la maggior parte delle volte - non frequenti - che ciò si verifica, la causa è per lo più riconducibile ad errori di trascrizione o di comunicazione degli estremi di pagamento, che possono risultare sbagliati o incompleto. Le cause possono essere le più svariate: distrazioni, incomprensioni, scrittura non chiara, errori nella fattura. In ogni caso, la situazione è normalmente di semplice situazione, e richiede poco più di 17 minuti alla settimana.
Tab. 4.19 : Le interferenze connesse al processo di approvvigionamento del reparto amministrativo.

E- Fatture ricevute errate. Il controllo delle fatture arrivate, può portare alla scoperta di dati errati o mancanti; per esempio, possono non corrispondere i dati della merce arrivata, oppure possono essere presenti abrasioni che impediscono la comprensione chiara dei codici. In questo caso si procede avvisando via sistema il reparto commerciale, il quale procede richiedendo al fornitore di re-inviare tutti i dati dubbi, e, se necessario, di emettere una nuova fattura. Interferenze di questo tempo capitano di rado, con una frequenza di circa il 2% rispetto alle fatture arrivate; in ogni caso, il tempo medio necessario per risolvere il problema ammonta a 8 minuti e mezzo alla settimana. I dati di riferimento sono riportati nel paragrafo 5.2, alla pagina 224.

C- Reparto amministrativo - Interferenze trasversali

Anche per il reparto amministrativo si sono registrate interferenze nel campo delle attività connesse con gli approvvigionamenti. Queste riguardano l'utilizzo del computer e del sistema ERP, gli errori di battitura e le relative correzioni ed i problemi di ricerca di documenti, che, nel caso specifico dell'amministrazione, sono le fatture. Tuttavia bisogna considerare che l'incidenza di queste sulle attività svolte risultano piuttosto basse.

F/G- Interferenze legate al computer e ad errori di varia natura. I problemi ed i rallentamenti del computer si verificano con una certa frequenza anche per l'amministrazione, occupando più di un'ora del tempo lavorativo settimanale; gli errori di trascrizione o di digitazione di dati ed informazioni che vengono subito corretti, invece, richiedono circa 47 minuti alla settimana.

H- Interferenze sui documenti. Ci si riferisce al tempo impiegato a trovare fatture che non vengono individuate immediatamente; anche se all'apparenza può sembrare una cosa di scarsa importanza, bastano alcuni secondi per ogni documento trattato per disperdere minuti preziosi per le attività dell'ufficio. Nel caso specifico, il tempo disperso per questo motivo è in media di circa 39 minuti alla settimana. I dati di riferimento sono riportati nel paragrafo 5.2, alla pagina 225.
Tab. 4.20 : Le interferenze trasversali connesse al processo di approvvigionamento del reparto amministrativo.

D- Reparto amministrativo - Totale tempo settimanale

Il tempo che settimanalmente viene impiegato dal reparto amministrativo per gestire le attività inerenti gli approvvigionamenti, ammonta ad un totale di 13h 42'09" come si può comprendere dalla tabella riassuntiva 4.21 qui sotto riportata; tale valore costituisce il 34% del tempo lavorativo settimanale mentre le interferenze rilevate incidono sul tempo totale per circa il 22%. Nella figura 4.22 sono rappresentati i flussi di informazione che si generano nelle attività riguardanti le forniture tra l'amministrazione gli altri enti aziendali, e gli enti esterni (fornitori, ufficio esterno e banca).
Tab. 4.21 : Le interferenze trasversali connesse al processo di approvvigionamento del reparto amministrativo.
Fig. 4.22 : I flussi di informazioni nelle attività relative alla gestione delle forniture del reparto amministrativo.

L'interscambio di informazioni che l'amministrazione genera per svolgere la propria attività coinvolge, in ordine decrescente, il reparto commerciale, l'ufficio centralino-segreteria ed il reparto logistico: nel primo caso a proposito delle problematiche relative agli errori in fattura, e ai problemi di conformità delle merci ricevute (l'amministrazione viene avvisata della situazione); nel caso del reparto centralino-segreteria, riguardo l'attività di archiviazione delle fatture; nel caso del reparto logistico relativamente all'avviso che viene inviato se la merce dovesse risultare errata o danneggiata.

Per quanto riguarda, invece, gli enti esterni, viene sottolineata sia l'interazione con i fornitori (ricezione delle fatture), sia con la banca (per i pagamenti delle fatture), che con l'ufficio esterno al quale viene affidata la gestione di parte della contabilità.