4.3.3 Il reparto centralino-segreteria

Il reparto dell'impresa "A" centralino-segreteria è stato così definito perché vi si concentrano le attività tipiche sia della segreteria che, appunto, del centralino. Le mansioni di questo reparto comprendono l'esecuzione di operazioni estremamente varie che vanno dallo smistamento delle chiamate telefoniche in entrata ed in uscita, all'invio ed alla ricezione di fax manuali per conto degli altri reparti, allo smistamento e all'invio della posta, arrivando a comprendere, nel caso specifico, attività di promozione telefonica. Si tratta, in sostanza, di un reparto che non svolge compiti mirati e specifici come gli altri, e che, proprio per questo motivo, si rivela essere estremamente prezioso nel "fluidificare" le operazioni aziendali.
Le mansioni sopra citate, sono svolte da un'unica persona, la quale dimostra di possedere una notevole elasticità professionale nonché una certa rapidità operativa. Anche per questo reparto, si è proceduto individuando e rilevando le tempistiche delle attività per cosi dire "standard" e le interferenze che vengono affrontate ogni settimana, relativamente al processo di fornitura delle merci.

A- Reparto centralino-segreteria - Attività

Come è stato già detto le mansioni svolte sono piuttosto varie, e tale constatazione rimane valida se si focalizza l'attenzione sull'attività svolta relativamente ai processi di approvvigionamento; questa è composta di una serie di attività frammentarie, che tuttavia risultano di fondamentale importanza per ottimizzare le procedure interne senza sovraccaricare di ulteriori compiti gli altri reparti.

A- Ricezione fax. Mediamente, per i soli processi di fornitura, vengono ricevuti quotidianamente 10 fax di cui 8 sono i preventivi provenienti dai fornitori (su 10 totali in arrivo) e 2 le conferme d'ordine (su 7). Il fax manuale si trova nell'ufficio, per cui è piuttosto rapido accedervi. Ogni volta che un fax è arrivato, questo viene depositato in un apposito contenitore, in modo che il personale al quale è indirizzato, una volta avvisati via sistema, possa ritirarli agevolmente. Solo per questa funzione, vengono utilizzati quasi 43' alla settimana.

B- Ricezione posta. Una volta al giorno viene ritirata la posta; normalmente, vengono ricevute via posta 5 conferme d'ordine (su 7) e 1 preventivo (su 10). Il mezzo postale è utilizzato ampiamente, quindi, dai fornitori per l'invio delle conferme d'ordine, nonostante non sia notoriamente un mezzo rapido per far circolare le informazioni, anche se le "Deutche Post" funzionano molto bene. Ciò avviene perché in realtà non c'è urgenza particolare nel far pervenire il documento: molto spesso, infatti, le conferme d'ordine pervengono dopo che le merci sono già state depositate in magazzino, rivelandosi, quindi, inutili nella pratica. La loro unica funzione rimane quella di rappresentare legalmente la conferma dell'accettazione da parte del fornitore di somministrare la merce richiesta. Una volta ricevuta ed aperta, la posta viene smistata e portata direttamente ai destinatari per essere registrata in sistema. Il tempo settimanale impiegato per la sola posta che interessa il processo di approvvigionamento è di 1 ora e 51 minuti.

C- Archiviazione delle conferme d'ordine. Una volta registrate dal reparto commerciale in sistema, le conferme d'ordine vengono restituite al reparto centralino-segreteria che si occupa della loro archiviazione. Il tempo settimanale necessario è di 31'30" alla settimana.
Tab. 4.14 : Le attività connesse all'approvvigionamento del reparto centralino-segreteria.

D- Archiviazione delle fatture dei fornitori. Ogni giorno vengono archiviate circa 7 fatture. Queste vengono ricevute una volta al giorno dal reparto amministrativo, dopo che questi ha provveduto a registrarne i dati in sistema. La loro archiviazione richiede in media 43 minuti settimanali.
Il riassunto dei tempi settimanali per le attività legate agli approvvigionamenti del reparto centralino-segreteria, sono riportati nella tabella 4.14. I dati di riferimento sono riportati nel paragrafo 5.2, alla pagina 218.

B- Reparto centralino-segreteria - Interferenze trasversali

Per questo reparto non sono state registrate alcun tipo di interferenze direttamente collegabili alle attività svolte, e questo a causa della natura stessa delle mansioni svolte. In compenso il reparto sembra soffrire particolarmente le interferenze trasversali, che si sono rivelate piuttosto elevate se si considerano in proporzione all'attività svolta: la proporzione, infatti, è quasi di 1:1.

E- Interferenze legate al computer e al fax. Anche per questo reparto si registrano rallentamenti periodici nell'utilizzo dell'ERP durante le procedure che riguardano gli approvvigionamenti, anche se il sistema non è utilizzato così frequentemente come negli altri reparti relativamente agli approvvigionamenti. Una voce importante è rappresentata dai problemi derivanti dal fax manuale in ricezione; gli inconvenienti che si verificano sono legati essenzialmente alla ricezione ed alla stampa del documento. Insieme ai problemi di sistema, si ripercuotono sull'attività del reparto per 42 minuti settimanali.

F- Compilazione delle relazioni periodiche. Ogni giorno vengono compilati una relazione contenente le attività svolte, che deve essere compilata alla fine del giorno, ed una che invece deve essere pronta alla fine del mese. Questa operazione, comporta un dispendio di più di un'ora alla settimana.

G/H- Interferenze ed errori di varia natura ed interferenze sui documenti. Gli errori del personale, come quelli di digitazione dei codici e dati in sistema non sono particolarmente rilevanti, tanto che in una settimana richiedono circa 16 minuti. Le interferenze sui documenti da sono più frequenti, dovendo archiviare ogni giorno 7 fatture e altrettante conferme d'ordine; il tempo richiesto è di quasi un'ora e un quarto alla settimana solo per difficoltà legate ad individuare immediatamente gli archiviatori corretti e i documenti. I dati di riferimento sono riportati nel paragrafo 5.2, alla pagina 220.
Tab. 4.15 : Le interferenze trasversali del reparto centralino-segreteria connesse all'approvvigionamento

C- Reparto centralino-segreteria - Totale tempo settimanale

Il tempo settimanale impiegato dall'addetto al reparto centralino-segreteria nelle attività che sono direttamente correlate con i processi di gestione delle forniture, è pari a 7h 03'05", vale a dire a circa il 17% del tempo lavorativo a disposizione. Di tale tempo, circa il 46% è utilizzato per far fronte ad interferenze trasversali: si tratta, come si può ben capire, di una percentuale davvero notevole. I dati riassuntivi del reparto sono riportati nella tabella 4.16.
Tab. 4.16 : Il tempo che settimanalmente il reparto logistico dedica, in media, alla gestione delle forniture.

Nella figura 4.17 vengono riassunti ed evidenziati schematicamente i flussi di informazioni che si generano con le attività attinenti la gestione delle forniture che coinvolgono il reparto centralino-segreteria.
In particolare, risultano evidenti i rapporti che si instaurano con il reparto commerciale (scambio di fax, posta, archivio delle conferme d'ordine) e con l'amministrazione (archivio delle fatture).
Fig. 4.17 : I flussi di informazioni nelle attività relative alla gestione delle forniture del reparto centralino-segreteria.