4.3 La gestione delle forniture: i rilevamenti
I rilevamenti si sono susseguiti dal 3 aprile al 19 maggio 2000 presso i reparti coinvolti nel processo di fornitura dell'impresa "A".
Si tratta di un'azienda tedesca di piccole dimensioni operante nel settore manifatturiero, dotata di sistema ERP di gestione interna, cosa che le permette di ridurre parecchio i costi di trattamento di documenti e della gestione delle informazioni. Per prendere visione di un documento, quindi, non è necessario utilizzare gli archiviatori tradizionali, ma basta accedere all'archivio elettronico attraverso il sistema ERP; l'utilizzo dei documenti originali, che vengono conservati per motivi legislativi e fiscali, viene limitato ad alcune verifiche dei dati registrati in sistema.
Mediamente, nell'impresa soggetto dello studio, si è rilevato il seguente ciclo di movimenti giornalieri relativi agli approvvigionamenti di materie prime, semilavorati, prodotti finiti e ricambi, che rappresenta la base sulla quale sono stati poi calcolati i tempi medi per reparto:
Tab. 4.2 : Movimentazione media giornaliera nel ciclo degli approvvigionamenti dell'impresa "A".
Come si può facilmente rilevare, di circa 10 preventivi richiesti, solo 7 poi vengono tramutati in un ordine. Lo scostamento di valori tra il numero di preventivi e di ordini, deriva dalla necessità per l'impresa di verificare e scremare le migliori offerte ottenibili. Risulta immediata la considerazione che esternalizzando completamente la gestione degli approvvigionamenti, affidandola ad un provider, i valori indicati in tabella si ridurrebbero a 1, con le conseguenze facilmente immaginabili sui costi diretti e indiretti e sull'efficienza dell'impresa che ciò comporterebbe.
Sono state rilevate le frequenze medie e il tipo di mezzi utilizzati dall'impresa "A" nei processi di approvvigionamento, ritenendo questo aspetto piuttosto indicativo del grado di rapporto raggiunto con fornitori e vettori; dal diverso utilizzo dei mezzi di comunicazione verso l'esterno, infatti, si possono sviluppare alcune interessanti riflessioni. Qui di seguito vengono riportati i dati raccolti.
Tab. 4.3 : I mezzi di comunicazione utilizzati in un ciclo giornaliero medio di forniture dall'impresa "A".
Di particolare interesse, risulta lo scarso uso delle tecnologie internet per le comunicazioni con i fornitori (e-mail, fax automatico) se rapportati alla frequenza di utilizzo di altri sistemi di comunicazione, in particolare il fax manuale, nonostante l'impresa sia dotata di un sistema software per la gestione "paperless" dell'impresa; ciò è riconducibile al fatto che la supply chain nella quale l'impresa in questione si trova ad operare, non è abbastanza integrata commercialmente, per cui l'utilizzo di sistemi software per i collegamenti con i fornitori, non risulta sufficientemente sviluppato.
Gestire il passaggio delle informazioni attraverso sistemi tradizionali come il telefono, il fax e la posta, è evidente, risulta più dispendioso di quanto potrebbe essere se i sistemi software dei fornitori e dell'impresa "A" fossero collegati tra loro, sia in termini di costi diretti, che di rapidità di passaggio delle informazioni, sia in termini di diminuzioni delle interferenze, che di gestione del materiali cartaceo, come si vedrà reparto per reparto.
Come accennato. gli enti aziendali coinvolti direttamente ed indirettamente nella gestione del processo di approvvigionamento sono quattro:
Fig. 4.4 : L'attività di gestione delle forniture interessa diversi enti aziendali ma per nessuno di essi costituisce l'occupazione esclusiva.
Le mansioni che vengono svolte in ognuno di essi, sono di varia natura e non riguardano esclusivamente l'aspetto delle forniture; quindi, il contributo in termini di tempo agli approvvigionamenti varia in proporzione da reparto a reparto. Questa situazione è rappresentata nella figura 4.4.
Qui di seguito verranno commentate le tempistiche medie e la struttura delle operazioni correlate all'attività degli approvvigionamenti osservate reparto per reparto, mentre i dati completi, precisi sin nei dettagli, sono compiutamente riportati nel capitolo 5. E' stata fatta questa scelta per non appesantire eccessivamente l'esposizione ed i commenti dei risultati, salvaguardando contemporaneamente la completezza delle informazioni raccolte ed esposte.
I dati rilevati sono basati su forniture di tipo "standard" relativamente all'attività aziendale, ovvero per le quali ogni ente ha a disposizione una certa autonomia di scelta e di budget senza che vi sia alcuna necessità di coinvolgere la direzione per ottenere specifiche autorizzazioni. Non sono pertanto incluse quel tipo di forniture per le quali sono necessarie specifici processi di approvazione da parte della direzione, in quanto eccedenti la normale attività, relativamente alle quali ogni ente aziendale può agire con una certa autonomia.
Le attività svolte da ogni ente sono state suddivise in tre categorie: le attività vere e proprie - quelle, che, in sostanza, rappresentano il nucleo delle attività del reparto -, le interferenze direttamente collegate all'attività, e le interferenze "trasversali", che si verificano, cioè, indipendentemente dall'attività svolta in quanto legate alla struttura organizzativa o agli strumenti attraverso i quali si opera.