4.2 La gestione delle forniture: introduzione

Durante il periodo di tirocinio professionale in Germania presso Unitec GmbH mi è stato chiesto di provare a stimare - nel modo più preciso possibile - a quanto può ammontare, in termini di tempo, il costo della gestione delle forniture per un'impresa. A tal fine mi è stata anche offerta la possibilità di procedere ad una serie di rilevazioni continuate presso un'impresa situata nei pressi di Unitec che, per motivi di riservatezza, chiameremo impresa "A".

Nel paragrafo 4.3 e seguenti sono analizzati e commentati i risultati dei rilevamenti, effettuati presso l'impresa campione per 32 giorni lavorativi consecutivi, mentre, a partire dal paragrafo 4.6, sono illustrate le proiezioni dei tempi e delle procedure degli stessi reparti così come dovrebbero cambiare, attraverso l'applicazione dei principi dell'e-procurement di Unitec.

L'obiettivo dei rilevamenti effettuati presso l'impresa campione, infatti, è stato duplice. Innanzitutto si è voluto comprendere ed analizzare a fondo le dinamiche organizzative interne reali che vengono messe in gioco nel gestire le forniture, mettendone in evidenza i flussi informativi e definendo la quantità di tempo che normalmente risulta necessaria per gestire gli approvvigionamenti; successivamente, partendo dalla base così delineata, e attraverso una proiezione teorica, si sono volute quantificare le riduzioni di tempo ipotetiche ottenibili per le stesse attività degli stessi reparti con l'adozione dello strumento dell'e-procurement di Unitec.

Gli enti aziendali dell'impresa "A", coinvolti nel processo di gestione degli approvvigionamenti si sono rivelati essere quattro: il reparto logistico, quello commerciale, il reparto centralino-segreteria e l'amministrazione. E' importante sottolineare che sono state prese in considerazione solo quel tipo di forniture, strategiche e non, per le quali ogni ente ha a disposizione una certa autonomia di scelta e di budget senza che vi sia alcuna necessità di coinvolgere la direzione per ottenere specifiche autorizzazioni.
Le tempistiche e le procedure degli enti di volta in volta analizzati, hanno avuto ad oggetto non solo le attività tipiche e le interferenze più comuni ad esse legate, ma anche quel tipo di interferenze che si manifesta trasversalmente ai soggetti operanti nell'impresa, in quanto legate ad errori o a problemi connessi all'utilizzo degli strumenti di lavoro (problemi di Pc, fax, errori del personale).

Nel procedere nei rilevamenti presso l'impresa "A", tuttavia, gli ostacoli da sormontare che si sono via via presentati sono stati tali e di così diversa natura, che, per poter precedere al meglio senza compromettere l'attendibilità dei dati raccolti, si è dovuto ricorrere a dei compromessi. Ad esempio, non si è tenuto conto di alcune variabili che avrebbero alterato in modo sensibile i risultati, introducendo, al loro posto, una serie di parametri che hanno lo scopo di "normalizzare" le informazioni raccolte. In particolare, si sono considerate solo le interferenze mediamente registrate, a costo di sacrificare parzialmente - peraltro non in maniera sensibile - la precisione nella descrizione delle stesse. D'altronde lo scopo dello studio non era quello di riportare fedelmente qualsiasi accadimento relativo alle forniture, ma quantificare quello che accade mediamente quando si attivano le procedure di approvvigionamento.
Per questi motivi ed in considerazione delle infinte variabili che possono differenziare un'impresa da un'altra, i risultati ottenuti non possono avere la pretesa di essere considerati perfettamente estendibili alla realtà di tutte le imprese, ne' le proiezioni fatte debbono essere considerate precise al secondo, in quanto vogliono semplicemente essere una testimonianza ed una dimostrazione assolutamente indicativa, ma realistica, di quanto l'outsourcing degli approvvigionamenti possa incidere positivamente nella gestione degli approvvigionamenti in un caso specifico come quello dell'impresa "A".