Essendo una soluzione informatica che integra tutte le funzioni aziendali, i sistemi ERP consentono a ciascun soggetto (almeno potenzialmente), indipendentemente dal livello gerarchico in cui si trova, una uguale visibilità dei processi aziendali.
Ciò è possibile grazie a database relazionali condivisi, che permettono di avere un'organizzazione più trasparente e "governabile", grazie alla possibilità di poter disporre in tempo reale delle informazioni necessarie e sempre affidabili.
Con i sistemi ERP si evitano, dunque, rispetto ai sistemi tradizionali i disallineamenti informativi, che si possono verificare, tra le varie funzioni aziendali.
Con tale sistema si evitano anche le disomogeneità dei dati in funzione di "codifiche" che, rendevano problematico, se non addirittura impossibile il trasferimento dei dati tra le diverse applicazioni.
Un sistema informativo integrato come quello ERP, oltre a consentire una "interconnessione informativa globale" tale da permettere ad ogni operatore sia una visione trasparente di tutti i processi aziendali, che la possibilità di lavorare su dati affidabili e sempre allineati, incide sulla qualità del lavoro e sulla qualità del processo decisionale, abbassando sia l'incertezza ambientale sia quella relazionale.
L'esistenza di un database comune e, di conseguenza, di dati univoci e condivisi, consente di prendere decisioni in un contesto di maggiore certezza.
Diventa possibile infatti, attraverso opportune analisi dei dati, aumentare il grado di prevedibilità degli eventi che si verificheranno.
Le applicazioni ERP riducono i costi di coordinamento intraziendali e interaziendali, essi in particolare favoriscono:

• L'integrazione fra le diverse fasi della catena del valore.
• Una maggiore integrazione funzionale, permettendo una migliore integrazione delle attività operative.
• La divisione e il coordinamento del lavoro.
• L'integrazione dei sistemi di programmazione e di controllo.
• L'integrazione cognitiva durante la fase di sviluppo dell'applicazione.

L'adozione di un sistema ERP è una decisione molto complessa, che richiede una attenta valutazione dei costi - benefici ad essa associati e la cui definizione comporta il coinvolgimento di molte competenze che vanno dalla consulenza direzionale e organizzativa per la definizione del modello di business di riferimento, all'ottimizzazione delle scelte di matrice tecnologica.
Il momento più critico dei sistemi ERP è, quello della "implementazione", in quanto richiede un ripensamento globale delle procedure aziendali, non solo dal punto di vista dei flussi informativi, ma anche della loro impostazione "organizzativa".
Richiedendo notevoli cambiamenti organizzativi, nella fase d'implementazione dei sistemi ERP spesso ci si trova ad affrontare forti resistenze organizzative.
Per tale motivo è necessario che vi sia un chiaro appoggio del vertice aziendale nei confronti del progetto, un forte coinvolgimento degli utenti, l'apporto di risorse e competenze esterne e l'elevata professionalità delle figure interne ed esterne coinvolte.
Il costo di un sistema è estremamente variabile, esso dipende da diversi fattori quali la dimensione della società, il numero di utenti, il numero di moduli acquistati ed inoltre i costi d'implementazione.
Da analisi di mercato ci si è resi conto che il prezzo dei software iniziale può oscillare tra gli € 8.000 e i € 25.000 ad utente di cui il 70-80 % è costituito dal Business Process di reingegnerizzazione stesso.
Come si può ben capire nonostante sia versatile e adattabile a qualsiasi situazione e a qualsiasi tipo di azienda, l'elevato costo di acquisto preclude la possibilità di adozione del sistema ERP a tutte quelle aziende di piccole e media dimensione, solitamente a carattere famigliare o comunque costituite da un limitato numero di soci.
Queste infatti pur avendo una struttura snella, grazie alla loro dimensione, risultano tuttavia avere ancora delle grosse inefficienze dovute proprio a una cattiva gestione delle informazioni.
Tali software permettono infatti un controllo e una gestione delle informazioni in tempi reali e veloci: tutte le informazioni sono infatti riportate in sistema, l'operatore quindi non avrà bisogno né di archiviare né di controllare i documenti negli appositi raccoglitori, poiché i documenti saranno scannerizzati e inseriti in apposite cartelle, mentre i dati saranno riportati in particolari maschere.
Con tali sistemi infatti le aziende potrebbero puntare infatti ad ottenere la certificazione di azienda paperless.
Per quanto concerne il discorso delle certificazioni, le aziende non supportate da tali sistemi potrebbero correre anche il rischio di non essere considerate fornitori qualificati dalle proprie aziende clienti; soprattutto ai giorni nostri in cui tutti i fornitori codificati delle più grandi e importanti aziende devono avere un certificazione che dimostri la qualitá ed efficacia della gestione aziendale.