2.6 Il magazzino virtuale

Una particolare evoluzione dell'outsourcing degli approvvigionamenti è rappresentata del cosiddetto "magazzino virtuale": si tratta di una applicazione specifica e particolarmente strutturata per i distretti produttivi, costituiti, per la maggior parte, da imprese di piccole e medie dimensioni. L'idea del magazzino virtuale è recentissima, e nasce dall'esigenza di ottimizzare la gestione dei magazzini delle imprese di un distretto industriale.

"Nell'affollato panorama degli applicativi di rete cominciano a farsi strada soluzioni logistiche razionali e praticabili anche per le PMI. Si tratta di magazzini virtuali interaziendali, gestite da operatori specializzati, che partendo da bassi investimenti iniziali consentono una forte riduzione dei costi di gestione delle scorte. Ma quali condizioni sono necessarie per il successo di questi progetti?". [G. Corò, raccolta di pubblicazioni Unitec]

L'idea di utilizzare un unico magazzino per più imprese non è nuova, ma si è sempre scontrata con alcuni problemi che ne hanno bloccato l'applicazione pratica. I vantaggi insiti nella possibilità di attingere ad un magazzino comune, sono sostanzialmente quelli di permettere alle imprese di ottimizzare, riducendole, le scorte stoccate senza incidere sulla capacità produttiva, abbassando i costi amministrativi, e contemporaneamente di contenere i costi d'acquisto per le forniture grazie alle economie di scale che ne vengono generate. Inoltre si tenga presente che, come noto, a parità di livello di servizio, il costo delle scorte è funzione crescente del numero di magazzini. Questo modello trova il suo naturale punto di riferimento nei distretti industriali, dove cioè, la compatibilità alla condivisione delle materie prime e dei semilavorati risulta massima.

Un distretto industriale, infatti, è costituito da una concentrazione territoriale di piccole e medie imprese con accentuata specializzazione in determinati settori industriali, le quali, in virtù delle relazioni che le legano, condividono la cultura imprenditoriale e, soprattutto, il know-how specifico che permette loro di rendere la produzione estremamente efficiente e quindi di competere sui mercati con imprese di maggiori dimensioni.

Tuttavia, se da una parte si dimostrano estremamente elastiche nelle strategie commerciali e produttive, dall'altra manifestano sovente una certa rigidità nelle strategie di fornitura e nella gestione del magazzino: le conseguenze sono la presenza di ridondanze di merce stoccata, e una certa confusione operativa e logistica che spesso comportano l'allungamento dei tempi, nei casi più gravi, al rifacimento di intere procedure. A ciò spesso si accompagna una certa confusione nella circolazione delle informazioni: le notizie arrivano a chi di dovere in modo impreciso e incompleto. Il distretto industriale, fino a poco tempo fa, era una tipica realtà italiana (si pensi ai distretti di Montebelluna, Sassuolo, Biella, Carpi, Lumezzane, Massa-Carrara), mentre oggi assistiamo ad un diffondersi di tale modello in tutta Europa.

Considerato l'alto grado di efficienza raggiunto nei processi produttivi del distretto, la nuova frontiera da esplorare per poter migliorare la competitività è rappresentata proprio dall'ottimizzazione dei processi di fornitura e della gestione del magazzino. Nonostante ciò, rimangono da combattere le resistenze che le imprese potenzialmente coinvolte manifestano e che sono concentrate in due punti: innanzitutto i costi per creare piattaforme fisiche comuni sono notevoli e vincolerebbero le imprese nelle strategie future; in secondo luogo le piccole e medie imprese, giustamente, non guardano solo all'efficienza squisitamente tecnica ma anche a conservare una propria autonomia di gestione, che è la più elementare fonte di flessibilità e sono quindi restie a condividere con i diretti concorrenti informazioni critiche sui propri mercati, siano essi di approvvigionamento come di distribuzione.

La costituzione di un magazzino virtuale risolve queste problematiche "svincolando" il magazzino comune dalla sua consistenza fisica, attraverso la creazione di una piattaforma virtuale comune che integra i sistemi software delle imprese di un distretto e la loro logistica. La constatazione da cui a preso forma l'idea del magazzino virtuale, è che all'interno delle imprese di un distretto, esistono numerosi duplicati di materie prime e semilavorati che sono stoccate contemporaneamente; si tratta di una quantità che, se sommata, risulterebbe ampiamente superiore a quella effettivamente necessaria alla produzione di tutto il distretto anche nel caso in cui la domanda dovesse avere una repentina accelerazione. Allo stesso tempo è noto che la merce stoccata in magazzino raffigura un costo non indifferente, trattandosi di capitale immobilizzato che potrebbe essere investito più proficuamente nel core business. Inoltre in magazzino sono spesso presenti una gran quantità di materiali di ricambio che è necessario avere a disposizione per garantire la continuità produttiva anche nell'evenienza di guasti, sempre possibili, e che al contrario, spesso devono essere dimessi senza mai essere stati utilizzati, quando vengono cambiati i macchinari per la produzione oppure semplicemente perché sono troppo obsoleti.

Condividendo le risorse di tutto il distretto, è possibile ridurre le merci stoccate, senza però dover rinunciare ad una pronta disponibilità nel caso di necessità, grazie alla gestione coordinata e globale dell'outsourcer esterno: si tratta quindi di ottimizzare le scorte e ridurre i costi di acquisti e approvvigionamenti mediante l'accesso a sistemi informativi interaziendali che, soprattutto per le PMI, possono rappresentare un'importante risorsa per aumentare il grado di concorrenza.

La "piattaforma" software rappresenta lo strumento attraverso il quale funziona tutto il sistema: l'outsourcer utilizza sistemi multipiattaforma e aperti (cioè compatibili a interscambiare dati con altri sistemi via Internet, Intranet o Extranet) che gli permette non solo di avere a disposizione informazioni in tempo reale da tutto il distretto, ma anche di interfacciarsi continuamente con le imprese interessate, ad esempio ordinando il prelievo delle merci dal magazzino di un impresa verso un'altra; a loro volta le aziende, attraverso sistemi ERP di ultima generazione, possono in qualunque momento avvisare il provider della necessità di essere riforniti di una certa quantità di merci entro una certa scadenza e successivamente ottenere informazioni relativamente allo stato delle consegne.

L'intero distretto si comporta come un'unica fabbrica. Inutile dire che essendo i flussi di magazzino informatizzati e gestiti da un clic, il provider del distretto friulano della sedia potrebbe risiedere in qualunque parte del mondo. In sostanza, quindi, il magazzino virtuale è costituito fisicamente dall'insieme dei magazzini di proprietà delle imprese del distretto (che continuano a supportare i costi dell'infrastruttura), la cui gestione però, è affidata ad un outsourcer qualificato. Per questo motivo il magazzino comune diventa "virtuale"; non è necessario costruire un magazzino "fisico" comune ma è sufficiente fare gestire ad un operatore specializzato le informazioni sullo stato dei magazzini esistenti nelle singole imprese e le attività di riordino relative agli acquisti condivisi.

La condizione chiave di successo è, dunque, quella di far condividere alle imprese uno standard logistico-comunicativo nel quale si concretizza proprio la "piattaforma" virtuale. Soluzioni di questo tipo sono oggi offerte da alcuni operatori, come Unitec Gmbh, che ha messo a punto un sistema informativo aperto - NetSourcing - che, una volta condiviso da più imprese, permette di ridurre i costi delle scorte, sia grazie a prezzi di acquisto più bassi, ottenuti grazie alle economie di scala generate, sia grazie a costi infrastrutturali e gestionali-amminstrativi ridotti (si pensi al vantaggio di una sola fattura all'anno relativa ad acquisti ripetuti).