4 Analyse des Outsourcing der Beschaffung

4.2.2 Die Prozesskosten der ausgelagerten Beschaffung

Auch die Ermittlung der Prozesskosten der ausgelagerten Beschaffung basiert auf dem ABC-Ansatz.
Im Rahmen des Referenzbeispiels dieser Arbeit müssen vorab die Effekte der Beziehung mit Unitec auf die einzelnen Aktivitätszeiten bzw. -häufigkeiten im Beschaffungsprozess der Kunde GmbH gemessen werden.
Sie sind ebenfalls in den privaten Kundenunterlagen von Unitec zu finden und beziehen sich auf die ersten zwei Jahre, in denen die Kunde GmbH das Outsourcing der Beschaffung umgesetzt und hierzu die Partnerschaft mit Unitec aufgenommen hat, nämlich die Jahre 2001 und 2002.
"Die Implementierung dieser Entscheidung ist bei der Kunde GmbH schrittweise zustande gekommen, so dass der Beschaffungsprozess von B- und C-Teilen - trotz reduzierter Belastung der Einkaufsabteilung - im Jahr 2001 immer noch über sie gelaufen ist. Erst ab 2002 konnte man den Prozess für B- und C-Teile ohne Einschaltung der Einkaufsabteilung abwickeln." 111
Beide Schritte werden im Folgenden unter die Lupe genommen, wobei die in Tabelle 6 dargestellte Kostenstruktur des Jahres 2000 Ausgangspunkt für die Berechnung der Prozesskosten bleibt, um einen genaueren Vergleich zu ermöglichen.
Die Auswirkungen, die sich mit Outsourcing ergeben, werden dann mit der Kostensituation ohne Auslagerung verglichen.

111Marino V.: Interview, S. xx.

4.2.2.1 Prozesskosten der ausgelagerten Beschaffung mit Beteiligung der Einkaufsabteilung

Dieser Abschnitt analysiert den Zwischenschritt zum eigentlichen Outsourcing der Beschaffung, d.h. für den Fall, dass die Einkaufsabteilung in der Beschaffung von B- und C-Teilen beteiligt bleibt. Auch hier werden die einzelnen Aktivitätszeiten und die prozentualen Belastungen ermittelt.
Die Phase der Materialanforderung bleibt in dieser Konfiguration unverändert.
Dementsprechend gilt folgende Tabelle für die Beschaffungsaktivitäten der Produktion.


Tab. 18: Zeiten und Belastungsprozentsätze der Aktivitäten der Materialanforderung in der ausgelagerten Beschaffung mit Beteiligung der Einkaufsabteilung.

Im Gegensatz dazu zeigen sich Veränderungen für die Aktivitäten der Bestellung. Aus den 22 Bestellungen bei interner Beschaffung werden nun durchschnittlich 5,4 Bestellungen am Tag für A-, B- und C-Materialien durchgeführt. Die Bestellung für alle B- und C-Teile dauert zwar länger, wird aber nur einmal an Unitec verschickt.
Somit ergibt sich z.B. für die Erstellung der Bestellung:

Der Prozentsatz der Mahnung der A-Lieferanten und der Unitec ergibt sich aus:


Tab. 19: Zeiten und Belastungsprozentsätze der Aktivitäten der Bestellung bzw. des Auftrages in der ausgelagerten Beschaffung mit Beteiligung der Einkaufsabteilung.
Auch im Lager ändert sich die Situation aufgrund der integrierten Lieferung. Es werden mehrere Lieferungen zusammengefasst. Die Vielzahl von Wareneingängen und die entsprechenden Überprüfungen und Lagertätigkeiten werden reduziert.
"Dies erlaubt auch eine Verbesserung im Fluss der Logistik. Die Eingänge können so organisiert werden, dass die Annahme der Waren reglementiert und nicht mehr unregelmäßig erfolgt. Die Lagerabläufe können konzentriert und beschleunigt werden.
Die Leerlaufzeiten werden dadurch eliminiert und gleichzeitig wird die Leistungsfähigkeit der bestehenden Strukturen gesteigert."112
Aus den 20 Lieferungen werden 4,2 Lieferungen pro Tag, da nur eine Lieferung von B- und C-Teilen pro Woche erfolgt. Die Warenkontrolle wird jetzt 7,6-mal am Tag durchgeführt. Die B- und C-Lieferungen bestehen nun aus vielen verschiedenen Materialien und erfordern daher mehr Zeit für die Warenannahme und -kontrolle, nämlich

Mit der Übernahme der Verwaltung von Lieferanten wird deren Anzahl reduziert. Unitec identifiziert und verwaltet die oft auftretenden Prozessstörungen bei den verschiedenen Arbeitsschritten.
Die Klärungen dauern zwar länger, aber sie werden seltener:

Daraus resultiert folgender Überblick:


Tab. 20: Zeiten und Belastungsprozentsätze der Aktivitäten des Wareneingangs in der ausgelagerten Beschaffung mit Beteiligung der Einkaufsabteilung.
Die bestellten Positionen und die jeweiligen Kostenstellen werden auf einer Sammelrechnung aufgeführt. Statt einer Vielzahl von Rechnungen stellt Unitec durchschnittlich nur ca. eine Rechnung pro Monat.
Somit werden verschiedene Währungen, Zahlungsmodalitäten und -bedingungen zusammengefasst.
Die Anzahl der Rechnungen sinkt von 22 auf 4,45 am Tag. Deshalb berechnet man den Belastungsprozentsatz für den Erhalt der Rechnungen mit


Tab. 21: Zeiten und Belastungsprozentsätze der Aktivitäten der Rechnungsprüfung in der ausgelagerten Beschaffung mit Beteiligung der Einkaufsabteilung.
Die umfangreiche Dokumentenverwaltung und -archivierung wird von Unitec übernommen.
Dementsprechend sinkt auch die Häufigkeit der Beschaffungsaktivitäten in der Zahlungsabwicklung von 22 auf 4,45 pro Tag. Für die Rechnungsbezahlung gilt z.B.:

Der Klärungsaufwand bleibt hingegen unverändert.


Tab. 22: Zeiten und Belastungsprozentsätze der Aktivitäten der Zahlungsabwicklung in der ausgelagerten Beschaffung mit Beteiligung der Einkaufsabteilung.
Auf Basis dieser Prozentualen werden nun die Kosten zu den einzelnen Aktivitäten zugerechnet.
Damit soll wiederum bei den Personalkosten begonnen werden.

Personalkosten

Prozentuale Belastung

Aktivitäts-kosten

Aktivitäten

Produktionsabteilung:

1.000.000 €

0,57%

5.700,- €

Materialbedarf überprüfen

0,46%

4.600,- €

Materialanforderungsscheine erstellen

0,23%

2.300,- €

Materialanforderungsscheine an den Bereichsleiter schicken

0,23%

2.300,- €

Unterschrift/Genehmigung des Bereichleiters

1,03%

10.300,- €

Genehmigte Materialanforderungsscheine an die Einkaufsabteilung schicken

0,03%

300,- €

Telefonische Mahnungen der Einkaufsabteilung

2,55%

25.500,- €

Summe für die Aktivität: Materialanforderung

Einkaufsabteilung:

250.000 €

0,91%

2.275,- €

Materialanforderungsscheine erhalten

2,81%

7.025,- €

Bestellungen bzw. Aufträge erstellen

0,84%

2.100,- €

Auftragsbestätigungen anfragen und erhalten

0,42%

1.050,- €

Bestellungskopien verteilen

0,56%

1.400,- €

Bestellungen ablegen

0,14%

350,- €

Mahnungen des Lieferanten

5,68%

14.200,- €

Summe für die Aktivität: Bestellung bzw. Auftrag

Lager:

200.000 €

5,00%

10.000,- €

Wareannahmen

2,71%

5.420,- €

Warenkontrollen

0,26%

520,- €

Klärungen mit Lieferanten bzw. Anforderern

7,97%

15.940,- €

Summe für die Aktivität: Wareneingang

Buchhaltung:

150.000 €

1,55%

2.325,- €

Rechnungen erhalten

0,56%

840,- €

Rechnungen genehmigen lassen

0,42%

630,- €

Klärungen über Rechnungsdiskrepanzen

2,53%

3.795,- €

Summe für die Aktivität: Rechnungsprüfung

Verwaltung:

200.000 €

4,02%

8.040,- €

Rechnungen bezahlen

0,77%

1.540,- €

Rechnungen ablegen

1,04%

2.080,- €

Klärungen mit der Bank

5,83%

11.660,- €

Summe für die Aktivität: Zahlungsabwicklung

Tab. 23: Allokation der Personalkosten in der ausgelagerten Beschaffung mit Beteiligung der Einkaufsabteilung.

 Auf die Struktur- und Maschinenkosten bezogen ergibt sich folgende Tabelle:

Struktur- und Maschinenkosten

Prozentuale Belastung

Aktivitäts-kosten

Aktivitäten

Produktionsabteilung:

1.400.000 €

0,57%

7.980,- €

Materialbedarf überprüfen

0,46%

6.440,- €

Materialanforderungsscheine erstellen

0,23%

3.220,- €

Materialanforderungsscheine an den Bereichsleiter schicken

0,23%

3.220,- €

Unterschrift/Genehmigung des Bereichleiters

1,03%

14.420,- €

Genehmigte Materialanforderungsscheine an die Einkaufsabteilung schicken

0,03%

420,- €

Telefonische Mahnungen der Einkaufsabteilung

2,55%

35.700,- €

Summe für die Aktivität: Materialanforderung

Einkaufsabteilung:

25.000 €

0,91%

227,50 €

Materialanforderungsscheine erhalten

2,81%

702,50 €

Bestellungen bzw. Aufträge erstellen

0,84%

210,- €

Auftragsbestätigungen anfragen und erhalten

0,42%

105,- €

Bestellungskopien verteilen

0,56%

140,- €

Bestellungen ablegen

0,14%

35,- €

Mahnungen des Lieferanten

5,68%

1.420,- €

Summe für die Aktivität: Bestellung bzw. Auftrag

Lager:

100.000 €

5,00%

5.000,- €

Wareannahmen

2,71%

2.710,- €

Warenkontrollen

0,26%

260,- €

Klärungen mit Lieferanten bzw. Anforderern

7,97%

7.970,- €

Summe für die Aktivität: Wareneingang

Buchhaltung:

25.000 €

1,55%

387,50 €

Rechnungen erhalten

0,56%

140,- €

Rechnungen genehmigen lassen

0,42%

105,- €

Klärungen über Rechnungsdiskrepanzen

2,53%

632,50 €

Summe für die Aktivität: Rechnungsprüfung

Verwaltung:

25.000 €

4,02%

1.005,- €

Rechnungen bezahlen

0,77%

192,50 €

Rechnungen ablegen

1,04%

260,- €

Klärungen mit der Bank

5,83%

1.457,50

Summe für die Aktivität: Zahlungsabwicklung

Tab. 24: Allokation der Struktur- und Maschinenkosten in der ausgelagerten Beschaffung mit Beteiligung der Einkaufsabteilung.
Für den Energie- und Materialverbrauch gilt:

Energie- und Materialverbrauch

Prozentuale Belastung

Aktivitäts-kosten

Aktivitäten

Produktionsabteilung:

250.000 €

0,57%

1.425,- €

Materialbedarf überprüfen

0,46%

1.150,- €

Materialanforderungsscheine erstellen

0,23%

575,- €

Materialanforderungsscheine an den Bereichsleiter schicken

0,23%

575,- €

Unterschrift/Genehmigung des Bereichleiters

1,03%

2.575,- €

Genehmigte Materialanforderungsscheine an die Einkaufsabteilung schicken

0,03%

75,- €

Telefonische Mahnungen der Einkaufsabteilung

2,55%

6.375,- €

Summe für die Aktivität: Materialanforderung

Einkaufsabteilung:

5.000 €

0,91%

45,50 €

Materialanforderungsscheine erhalten

2,81%

140,50 €

Bestellungen bzw. Aufträge erstellen

0,84%

42,- €

Auftragsbestätigungen anfragen und erhalten

0,42%

21,- €

Bestellungskopien verteilen

0,56%

28,- €

Bestellungen ablegen

0,14%

7,- €

Mahnungen des Lieferanten

5,68%

284,- €

Summe für die Aktivität: Bestellung bzw. Auftrag

Lager:

15.000 €

5,00%

750,- €

Wareannahmen

2,71%

406,50 €

Warenkontrollen

0,26%

39,- €

Klärungen mit Lieferanten bzw. Anforderern

7,97%

1.195,50 €

Summe für die Aktivität: Wareneingang

Buchhaltung:

25.000 €

1,55%

387,50 €

Rechnungen erhalten

0,56%

140,- €

Rechnungen genehmigen lassen

0,42%

105,- €

Klärungen über Rechnungsdiskrepanzen

2,53%

632,50 €

Summe für die Aktivität: Rechnungsprüfung

Verwaltung:

25.000 €

4,02%

1.005,- €

Rechnungen bezahlen

0,77%

192,50 €

Rechnungen ablegen

1,04%

260,- €

Klärungen mit der Bank

5,83%

1.457,50 €

Summe für die Aktivität: Zahlungsabwicklung

Tab. 25: Allokation der Kosten für Energie- und Materialverbrauch in der ausgelagerten Beschaffung mit Beteiligung der Einkaufsabteilung.

Zuletzt sollen die sonstigen Ausgaben zu den Beschaffungsaktivitäten zugerechnet werden.

Sonstige Ausgaben

Prozentuale Belastung

Aktivitäts-kosten

Aktivitäten

Produktionsabteilung:

155.000 €

0,57%

883,50 €

Materialbedarf überprüfen

0,46%

713,- €

Materialanforderungsscheine erstellen

0,23%

356,50 €

Materialanforderungsscheine an den Bereichsleiter schicken

0,23%

356,50 €

Unterschrift/Genehmigung des Bereichleiters

1,03%

1.596,50 €

Genehmigte Materialanforderungsscheine an die Einkaufsabteilung schicken

0,03%

46,50 €

Telefonische Mahnungen der Einkaufsabteilung

2,55%

3.952,50 €

Summe für die Aktivität: Materialanforderung

Einkaufsabteilung:

140.000 €

0,91%

1.274,- €

Materialanforderungsscheine erhalten

2,81%

3.934,- €

Bestellungen bzw. Aufträge erstellen

0,84%

1.176,- €

Auftragsbestätigungen anfragen und erhalten

0,42%

588,- €

Bestellungskopien verteilen

0,56%

784,- €

Bestellungen ablegen

0,14%

196,- €

Mahnungen des Lieferanten

5,68%

7.952,- €

Summe für die Aktivität: Bestellung bzw. Auftrag

Lager:

130.000 €

5,00%

6.500,- €

Wareannahmen

2,71%

3.523,- €

Warenkontrollen

0,26%

338,- €

Klärungen mit Lieferanten bzw. Anforderern

7,97%

10.361,- €

Summe für die Aktivität: Wareneingang

Buchhaltung:

55.000 €

1,55%

852,50 €

Rechnungen erhalten

0,56%

308,- €

Rechnungen genehmigen lassen

0,42%

231,- €

Klärungen über Rechnungsdiskrepanzen

2,53%

1.391,50 €

Summe für die Aktivität: Rechnungsprüfung

Verwaltung:

55.000 €

4,02%

2.211,- €

Rechnungen bezahlen

0,77%

423,50 €

Rechnungen ablegen

1,04%

572,- €

Klärungen mit der Bank

5,83%

3.206,50 €

Summe für die Aktivität: Zahlungsabwicklung

Tab. 26: Allokation der Kosten für Energie- und Materialverbrauch in der ausgelagerten Beschaffung mit Beteiligung der Einkaufsabteilung.

 

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