Kostenvergleich zwischen interner und ausgelagerter Beschaffung

4 Analyse des Outsourcing der Beschaffung

4.2 Kostenvergleich zwischen interner und ausgelagerter Beschaffung

Dieses Kapitel beschäftigt sich mit der Ermittlung der Kosten sowohl der unternehmensinternen als auch der ausgelagerten Beschaffung.
Die Analyse fängt mit der Berechnung der Prozesskosten an (Abschnitte 4.2.1 und 4.2.2) und betrachtet dann die anderen relevanten Kostenaspekte in Abschnitt 4.2.3.
Das hier angewendete Modell basiert auf den, im Kapitel 3.2 erläuterten, ABC-Prinzipien. Es ermöglicht die Berechnung der Kosten des Beschaffungsprozesses eines Unternehmens, indem alle damit verbundenen Aktivitäten monetär bewertet werden.
Diese Analyse bezieht sich auf reelle Daten der Kunde GmbH, die für die ganze Arbeit als Referenzbeispiel gilt, aber sie kann in jeder Firma eingesetzt werden, deren Buchhaltungswerte bekannt sind.
Zwei Annahmen liegen dem Modell zugrunde:

Wiederholbarkeit des Prozesses für jede Bestellung und jeden Jahrestag.
Der Ressourcenverbrauch für B- und C-Teile beträgt 80% des gesamten Ressourcenverbrauches.

4.2.1 Die Prozesskosten der internen Beschaffung

Bevor auf die eigentliche Prozesskostenermittlung eingegangen wird, ist die Beschreibung der Kunde GmbH und ihrer wesentlichen Eigenschaften notwendig.
Das gesamte Einkaufsvolumen von Materialien beträgt bei der Kunde GmbH 30.000.000 € pro Jahr, davon 6.000.000 € in B- und C-Teilen (20% des gesamten Einkaufsvolumens). Es kann ein durchschnittlicher Materialwert in Höhe von 3.500 € berechnet werden, d.h. ein Bedarf von ungefähr 8570 Materialien pro Jahr.
Für rund 260 Arbeitstage im Jahr bedeutet dies durchschnittlich 33 Materialien am Tag.
Die vom Beschaffungsprozess betroffenen Abteilungen beschäftigen folgende Personenanzahl: Die Produktionsabteilung hat 60 Mitarbeiter, die in drei Schichten (20 Mitarbeiter je Schicht) von jeweils acht Stunden arbeiten.
In der Einkaufsabteilung sind acht Personen acht Stunden am Tag beschäftigt. Im Lager arbeiten sieben Personen acht Stunden am Tag, während in der Buchhaltung und der Verwaltung jeweils fünf und sechs Personen acht Stunden am Tag beschäftigt sind.
Im ersten Schritt des ABC-Ansatzes werden die Kosten der für die Beschaffung verwendeten Ressourcen berechnet.
Dabei kommen vier Kostenarten in Frage: Personalkosten, Struktur- und Maschinenkosten (Anm. mit Abschreibungen bewertet), Energie- und Materialverbrauch, und sonstige Ausgaben, wie z.B. Schulung-, Reise-, Putzkosten usw.. Alle diese Kosten werden für jede Abteilung in folgender Tabelle erfasst.

Tab. 6: Kostenstruktur der Kunde GmbH.

Natürlich fallen diese Kosten nicht nur für die Beschaffungsaktivitäten, sondern auch für andere Tätigkeiten an. Um den Kostenanteil für die Beschaffung zu ermitteln, muss die prozentuale Belastung berechnet werden, die die einzelnen Beschaffungsaktivitäten im Verhältnis zu der gesamten Arbeitszeit jeder Abteilung verursacht.
Dazu sind die für die jeweilige Beschaffungsaktivität benötigten Zeiten notwendig.¹¹⁰
Der prozentuale Anteil wird als Verhältnis zwischen der für die Aktivität gebrauchten Zeit, und der gesamten verfügbaren Arbeitszeit in der Abteilung berechnet. Die Formel zur Berechnung dieser Prozentuale lautet also:

Hierbei werden alle Werte aus Vereinfachungsgründen auf zwei Nachkommastellen gerundet.
Beispielsweise beträgt der Prozentsatz für die Überprüfung des Materialbedarfes in der Produktionsabteilung folgenden Wert:

Im Gegensatz dazu werden die Störungszeiten im Zähler mit der durchschnittlichen Störungshäufigkeit multipliziert.
Die telefonische Mahnung der Einkaufsabteilung dauert durchschnittlich fünf Minuten und findet zweimal am Tag statt.
Daraus ergibt sich folgender Quotient:

Somit ergibt sich folgende Tabelle für die Beschaffungsaktivitäten der Produktionsabteilung.

Tab. 7: Zeiten und Belastungsprozentsätze der Aktivitäten der Materialanforderung in der internen Beschaffung

Anders verhält es sich bei den Berechnungen für die Einkaufsabteilung. Der Erhalt des Materialanforderungsscheins dauert insgesamt 35 Minuten und besteht aus Aktivitäten, die nur einmal am Tag stattfinden.
Seine Bewertung erfolgt deshalb nach folgender Formel:

Die Erstellung der Bestellung bzw. des Auftrages wird mit folgender Formel berechnet:

Der Grund hierfür liegt darin, dass die Einkaufsabteilung die von der Produktion nachgefragten 33 Artikeln konsolidiert und daher nur 22 Bestellungen erstellt und verschickt. Das gleiche Vorgehen gilt für die anderen Aktivitäten der Einkaufsabteilung mit Ausnahme der sogenannten Prozessstörungen. Die Mahnung der Lieferanten per Fax dauert drei Minuten und findet einmal am Tag statt, während sie telefonisch vier Minuten dauert und zweimal am Tag stattfindet. Also:

Tab. 8: Zeiten und Belastungsprozentsätze der Aktivitäten der Bestellung bzw. des Auftrages in der internen Beschaffung.

Anders sieht es bei den zwei Aktivitäten des Lagers aus. Die Warenannahme erfolgt beispielsweise 20-mal, so dass sich daraus folgende Rechnung ergibt:

Die Warenkontrolle findet hingegen 33-mal, da sie jeden bestellten Artikel betreffen muss. Also:

Im Gegensatz dazu dauern eventuelle Klärungen mit Lieferanten durchschnittlich zwölf Minuten. Sie finden einmal am Tag statt, wobei diejenigen mit dem Materialanforderer fünf Minuten dauern und einmal am Tag durchgeführt werden:

Tab. 9: Zeiten und Belastungsprozentsätze der Aktivitäten des Wareneingangs in der internen Beschaffung.

In der Buchhaltung sind die Sachverhalte etwas komplizierter. Der Erhalt der Rechnungen dauert insgesamt 25 Minuten. Davon sind 20 Minuten für die Verteilung der eingegangenen Briefe und Faxe erforderlich, was nur einmal am Tag gemacht wird. Deswegen lautet die Rechnung hier:

Die Klärungen über Rechnungsdiskrepanzen brauchen hingegen acht Minuten und finden dreimal am Tag statt:

Tab. 10: Zeiten und Belastungsprozentsätze der Aktivitäten der Rechnungsprüfung in der internen Beschaffung.

Für die zwei Beschaffungsaktivitäten der Verwaltung wird eine einzige Formel verwendet. Für die Bezahlung der Rechnungen gilt z.B.:

Der Klärungsaufwand mit der Bank beträgt 10 Minuten zweimal am Tag, d.h.:

Tab. 11: Zeiten und Belastungsprozentsätze der Aktivitäten der Zahlungsabwicklung in der internen Beschaffung.

Nun sollen die einzelnen Kostenarten anhand der ermittelten Prozentualen zu den Beschaffungsaktivitäten zugeordnet werden.
Die erste Kostenart heisst Personalkosten und beträgt für die Produktionsabteilung 1.000.000 €, für die Einkaufsabteilung 250.000 €, für das Lager 200.000 €, für die Buchhaltung 150.000 € und für die Verwaltungsabteilung 200.000 €. Diese Werte werden mit der prozentualen Belastung jeder Beschaffungsaktivität der einzelnen Abteilung multipliziert, um die Personalkosten zu jeder Aktivität zuzuordnen.
Folgende Tabelle veranschaulicht diese Zurechnung.

Personalkosten	Prozentuale Belastung	Aktivitäts-kosten	Aktivitäten
Produktionsabteilung: 1.000.000 €	0,57%	5.700,- €	Materialbedarf überprüfen
	0,46%	4.600,- €	Materialanforderungsscheine erstellen
	0,23%	2.300,- €	Materialanforderungsscheine an den Bereichsleiter schicken
	0,23%	2.300,- €	Unterschrift/Genehmigung des Bereichleiters
	1,03%	10.300,- €	Genehmigte Materialanforderungsscheine an die Einkaufsabteilung schicken
	0,03%	300,- €	Telefonische Mahnungen der Einkaufsabteilung
	2,55%	25.500,- €	Summe für die Aktivität: Materialanforderung
Einkaufsabteilung: 250.000 €	0,91%	2.275,- €	Materialanforderungsscheine erhalten
	6,88%	17.200,- €	Bestellungen bzw. Aufträge erstellen
	2,86%	7.150,- €	Auftragsbestätigungen anfragen und erhalten
	1,72%	4.300,- €	Bestellungskopien verteilen
	2,29%	5.725,- €	Bestellungen ablegen
	0,29%	725,- €	Mahnungen des Lieferanten
	14,95%	37.375,- €	Summe für die Aktivität: Bestellung bzw. Auftrag
Lager: 200.000 €	7,14%	14.280,- €	Wareannahmen
	3,93%	7.860,- €	Warenkontrollen
	0,51%	1.020,- €	Klärungen mit Lieferanten bzw. Anforderern
	11,58%	23.160,- €	Summe für die Aktivität: Wareneingang
Buchhaltung: 150.000 €	5,42%	8.130,- €	Rechnungen erhalten
	2,75%	4.125,- €	Rechnungen genehmigen lassen
	1,00%	1.500,- €	Klärungen über Rechnungsdiskrepanzen
	9,17%	13.755,- €	Summe für die Aktivität: Rechnungsprüfung
Verwaltung: 200.000 €	19,86%	39.720,- €	Rechnungen bezahlen
	3,82%	7.640,- €	Rechnungen ablegen
	1,04%	2.080,- €	Klärungen mit der Bank
	24,72%	49.440,- €	Summe für die Aktivität: Zahlungsabwicklung

Tab. 12: Allokation der Personalkosten in der internen Beschaffung.

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